Ce înseamnă statusul nok în e-Factura?

Răspuns scurt

„nok” este verdictul de validare, nu o eroare de rețea. Factura a ajuns la sistem, a fost verificată și a fost RESPINSĂ. În ochii ANAF nu ai transmis nimic, iar termenul continuă să curgă.

1. Reține indexul de încărcare primit la trimitere — fără el nu poți afla nici statusul, nici motivul.
2. Interoghează starea până când răspunsul nu mai e „in prelucrare”. Statusul final e „ok” sau „nok”.
3. La „nok”, descarcă răspunsul: primești un XML cu lista concretă a erorilor de validare.
4. Corectează cauza în factură (nu doar în XML — altfel reapare la următoarea emitere), regenerează fișierul și trimite din nou.
5. Verifică statusul retrimiterii. Doar un „ok” cu index de descărcare înseamnă factură transmisă.

Ce spune sursa

Statusurile și mecanismul de interogare fac parte din specificația publicată a sistemului, nu din textul unei legi — se pot schimba la o versiune nouă a API-ului:

Cele trei stări de procesarespecificație tehnică

Un fișier trimis trece prin „in prelucrare”, apoi ajunge în „ok” (acceptat) sau „nok” (respins). Statusul se OBȚINE prin interogare repetată, nu vine ca răspuns la încărcare.

Raportul de erorispecificație tehnică

Pentru un fișier respins se poate descărca un document XML care conține erorile de validare identificate. Descărcarea cere același token de acces ca încărcarea.

OUG 120/2021, art. 10text de lege

Obligația este de transmitere efectivă în sistem, în termenul legal. O factură respinsă nu îndeplinește obligația, deci nu oprește curgerea termenului.

Trei momente pe care integrările le confundă

De ce „nok” este vestea bună, comparativ

Un „nok” se repară trimițând din nou fișierul corect. Nu ai emis nimic în sistem, deci nu ai nevoie de factură de stornare, nu ai de explicat clientului o corecție și nu ai de refăcut înregistrări contabile.

Problema apare doar dacă nu afli de „nok”. Atunci termenul expiră cu factura nedepusă, iar sancțiunea se aplică pentru netransmitere — nu pentru XML greșit. De aceea interogarea statusului nu e un rafinament, ci partea obligatorie a integrării.

Ce trebuie să facă orice integrare, minimal

1. Persistă indexul de încărcare lângă factură, în baza ta de date. Un index pierdut face statusul nerecuperabil pe factura respectivă.
2. Reinterogează statusul cu pauze crescătoare, nu într-o buclă strânsă — validarea nu e instantanee.
3. Tratează „nok” ca pe o alertă către un om, cu motivul din raport atașat. Un „nok” care ajunge doar într-un log nu e văzut de nimeni.
4. Nu marca factura ca „trimisă” în propriul sistem înainte de statusul „ok”.

Greșeli frecvente

• Interpretezi răspunsul la încărcare drept confirmareUn HTTP 200 la încărcare înseamnă „am primit fișierul”, nu „factura e validă”. Este eroarea care produce cele mai multe facturi netransmise, pentru că totul pare în regulă în interfața proprie.
• Nu salvezi indexul de încărcareFără index nu poți afla nici statusul, nici erorile. Salvează-l în momentul trimiterii, nu după ce ai confirmarea.
• Retrimiți același fișier, nemodificatAceeași cauză produce același „nok”. Citește raportul de erori înainte de retrimitere, altfel consumi termenul pe încercări identice.
• Corectezi doar XML-ul, nu sursa luiDacă motivul e un câmp lipsă în fișa clientului sau o unitate de măsură neconfigurată, corecția manuală în fișier rezolvă factura de azi și lasă bugul pentru toate facturile viitoare ale aceluiași client.

Cum te ajută 4invoices

Ce face 4invoices pentru o factură în lei, conectat la SPV:

• Indexul de încărcare primit de la ANAF se salvează pe transmitere, lângă factură.
• Starea transmiterii se poate reinterogat din aplicație (cu mai multe încercări la intervale crescătoare) până apare un verdict final: acceptată sau respinsă.
• La respingere, erorile raportate se rețin pe transmitere și se afișează, ca să știi ce ai de corectat.
• O factură nu este marcată ca acceptată înainte de un verdict favorabil din sistem.
• 4invoices nu corectează erorile în locul tău și nu garantează acceptarea: după corecție, retrimiți factura.