De ce îmi respinge e-Factura o factură corectă din punct de vedere contabil?

Răspuns scurt

Validarea automată nu are opinii despre operațiunea economică. Verifică prezența câmpurilor obligatorii, valabilitatea codurilor folosite și coerența aritmetică. O factură impecabilă contabil, cu o unitate de măsură necodificată, este respinsă.

1. Citește raportul de erori: el spune care regulă a picat, nu că „factura e greșită”.
2. Clasifică eroarea — lipsă de câmp, cod invalid, aritmetică sau identificare de partener.
3. Corectează la sursă: de obicei în fișa clientului sau în nomenclatorul de produse, nu în factură.
4. Regenerează și retrimite. Factura respinsă nu a fost comunicată, deci nu are nevoie de stornare.

Ce spune sursa

Categoriile de mai jos vin din structura de validare a specificației naționale:

Validare de sintaxăspecificație tehnică

Fișierul trebuie să respecte schema XML impusă: elemente cunoscute, în ordinea corectă, cu tipuri de date corecte.

Validare de reguli de afacerispecificație tehnică

Peste sintaxă se aplică regulile europene și cele naționale: câmpuri condiționat obligatorii, coduri din liste închise, coerență între totaluri.

Legea 227/2015, art. 319text de lege

Elementele obligatorii ale facturii sunt cerute și de Codul fiscal. Un câmp care lipsește în fișier lipsește, de regulă, și în factură — deci problema nu e doar tehnică.

Cele patru familii de respingeri, în ordinea frecvenței

Cazul care înșeală cel mai des: rotunjirea

Multe sisteme calculează TVA pe fiecare linie, rotunjesc la doi zecimali și adună. Regulile validării pot cere baza pe categorie de TVA calculată pe totalul categoriei, apoi rotunjită o singură dată. Diferența e de un ban — și e suficientă pentru respingere.

Simptomul e tipic: facturile cu o singură linie trec mereu, cele cu multe linii pică ocazional, aparent aleatoriu. Nu e aleatoriu; depinde de câte rotunjiri s-au acumulat în aceeași direcție.

Cum reduci respingerile structural, nu de la caz la caz

1. Validează local, cu regulile naționale, înainte de trimitere. O respingere prinsă înainte de încărcare nu consumă termen.
2. Curăță fișele de partener o dată, în bloc: cod de identificare, adresă completă, țară. Majoritatea respingerilor vin de acolo.
3. Codifică nomenclatorul de produse cu unități de măsură din lista standard, nu cu text liber.
4. Testează cu facturi grele: mai multe cote de TVA, reduceri, linii multe, partener din afara României.

Greșeli frecvente

• Cauți vina în factură, nu în datele de bazăCorectezi factura de azi și mâine reapare aceeași eroare pe alt client. Dacă motivul e un câmp lipsă în fișa partenerului, corecția aparține fișei.
• Tratezi respingerea drept eroare de comunicare și doar reîncerciRetrimiterea nemodificată dă exact același verdict. Diferența dintre o eroare de rețea și o respingere de validare e vizibilă în status: una nu produce niciodată „nok”.
• Ignori avertismentele care nu blocheazăValidarea poate semnala și lucruri care încă trec. Acumulate, devin respingeri la următoarea versiune de reguli, când o parte din avertismente devin obligatorii.
• Presupui că respingerea cere stornareO factură respinsă nu a fost comunicată nimănui. Se corectează și se retrimite. Stornarea e necesară doar pentru o factură care a trecut validarea.

Cum te ajută 4invoices

Verificarea dinaintea trimiterii, în 4invoices:

• Înainte de trimitere, factura este verificată local și primești mesaje în română despre ce lipsește (de exemplu numărul, data, liniile sau datele părților).
• O factură cu date incomplete nu este pusă în coada de transmitere.
• Dacă sistemul ANAF respinge totuși fișierul, erorile primite se rețin pe transmitere.
• Nu există corecție automată a datelor: fișa clientului sau factura se completează de utilizator.