Remindere automate

Trei trepte de ton

Tonul fiecărui mesaj e diferit. Pe primul memento e prietenos, pe al doilea ferm, pe al treilea oficial — și fiecare conține legătura de plată directă, ca să nu mai trebuiască clientul să sape prin e-mailuri vechi după IBAN.

• Treapta 1 — la 3 zile după scadență: „Salut, vă reamintim că factura X cu valoarea Y are termen depășit. Vă rugăm să verificați dacă s-a făcut plata sau dacă avem coordonate bancare actualizate." Legătură de plată inclusă.
• Treapta 2 — la 10 zile după scadență: „Bună ziua, factura X rămâne neîncasată. Vă rugăm să ne confirmați data plății sau să indicați o problemă în privința serviciilor prestate." Ton ferm, dar curtenitor.
• Treapta 3 — la 25 de zile după scadență: „Vă informăm că factura X, neîncasată în termenul contractual, va fi adăugată pe lista de penalizări începând cu data Z. Vă rugăm să soluționați în maximum 5 zile lucrătoare." Mesaj cu CC către management.

Ce se întâmplă când clientul plătește

În momentul în care platforma detectează plata (prin reconciliere bancară, prin webhook de la Stripe, prin marcare manuală în interfață), mementourile pentru factura respectivă se opresc imediat. Dacă clientul plătește între memento-ul 2 și 3, treapta 3 nu se mai trimite. Dacă în mijlocul mementoului 1 a fost deja achitată, nu se trimite nimic.

Excepții și clienţi protejați

Anumiți clienți (parteneri vechi, clienți strategici, clienți cu care ai un acord verbal despre întârzieri) pot fi exclusi din pipeline-ul automat. Pentru ei, primești o notificare internă „Factura X are scadența depășită cu Y zile, vrei să trimiți un memento?” — decizi tu, mesajul nu pleacă automat.