Cum trimit în e-Factura o factură emisă în valută?

Răspuns scurt

Documentul se transmite în moneda în care a fost emis. Suplimentar, valoarea TVA trebuie exprimată și în lei, la cursul de schimb aplicabil datei faptului generator, conform Codului fiscal.

1. Declară moneda documentului în fișier — nu converti liniile în lei.
2. Calculează TVA în moneda facturii, ca de obicei.
3. Adaugă valoarea TVA convertită în lei, la cursul aplicabil.
4. Folosește cursul corect: cursul prevăzut de Codul fiscal pentru data faptului generator (de regulă cel comunicat de Banca Națională a României); verifică regula aplicabilă operațiunii tale cu contabilul.
5. Verifică coerența: suma în lei trebuie să corespundă sumei în valută la cursul declarat, altfel validarea poate respinge documentul.

Ce spune sursa

Legea 227/2015, art. 290text de lege

Stabilește regula de conversie pentru operațiunile exprimate în valută: cursul de schimb aplicabil și data la care se determină.

Legea 227/2015, art. 319text de lege

Prevede că valoarea TVA se exprimă și în lei atunci când factura e emisă în altă monedă, folosind cursul de schimb aplicabil.

Moneda documentului în fișierspecificație tehnică

Specificația permite declararea monedei documentului, distinct de moneda de raportare a taxei. Structura exactă a elementelor ține de versiunea specificației.

Ce se convertește și ce nu

Capcana cursului: care dată, nu care valoare

Eroarea frecventă nu e folosirea unui curs greșit, ci a unei date greșite. Cursul se raportează la data faptului generator al taxei, care nu coincide întotdeauna cu data emiterii facturii și aproape niciodată cu data încasării.

În practică asta înseamnă că o factură emisă la câteva zile după livrare folosește cursul de la livrare, nu cel de la emitere. Un sistem care ia automat cursul zilei în care se apasă butonul produce sistematic sume greșite în lei — corecte aparent, dar cu altă dată.

Ce mai trebuie verificat pe o factură în valută

• Coerența aritmetică: suma în lei trebuie să corespundă sumei în valută la cursul declarat, cu rotunjirea aplicată o singură dată.
• Codul monedei: se folosește codul standardizat al valutei, nu un simbol sau o abreviere liberă.
• Aceeași monedă pe tot documentul: liniile în monede diferite pe același document nu sunt o soluție — se emit facturi separate.
• Corectarea unei facturi cu monedă greșită se face prin stornare integrală și reemitere, nu prin diferență. Moneda nu e un câmp care se ajustează.

Greșeli frecvente

• Convertești toată factura în leiDocumentul nu mai reflectă tranzacția convenită cu clientul și nu corespunde contractului. Doar TVA-ul are nevoie de exprimare în lei.
• Folosești cursul de la data emiterii, nu de la faptul generatorCea mai frecventă eroare de fond. Diferența e mică pe o factură și semnificativă pe un an, iar corectarea retroactivă e laborioasă.
• Folosești cursul de la data încasăriiMomentul plății nu determină cursul pentru TVA. Diferențele de curs la încasare sunt o operațiune contabilă separată.
• Nu declari cursul folositSuma în lei devine imposibil de verificat, iar o diferență de rotunjire nu se poate explica.
• Încerci să corectezi moneda pe o factură comunicatăNu se poate. Se stornează integral și se reemite în moneda corectă.

Cum te ajută 4invoices

Ce face 4invoices azi la facturile în valută, spus direct:

• Poți emite facturi în orice monedă, cu cursul de schimb introdus de tine (nu se preia automat de la BNR).
• Transmiterea în e-Factura funcționează momentan doar pentru facturile în lei (RON): o factură în valută nu poate fi trimisă din 4invoices în SPV.
• Pentru o factură în valută care trebuie raportată, stabilește cu contabilul varianta de transmitere până când suportul e disponibil.
• Facturile în lei le validezi și le transmiți direct din aplicație, cu starea fiecărei transmiteri vizibilă în cont.