Am trimis aceeași factură de două ori în e-Factura. Ce fac?

Răspuns scurt

Ambele transmiteri au produs documente comunicate, deci ambele există. Nu se șterge niciuna. Păstrezi prima ca factură validă și stornezi a doua.

1. Verifică statusul ambelor transmiteri. Dacă a doua a primit „nok”, nu ai nicio problemă: doar prima e comunicată.
2. Dacă ambele au „ok”, identifică-le prin indexul de descărcare — sunt două documente distincte, chiar dacă au același conținut.
3. Emite stornarea pentru A DOUA transmitere, cu referință la ea, nu la prima.
4. Transmite stornarea și confirmă statusul „ok”.
5. Anunță clientul: a primit două facturi și trebuie să știe care rămâne valabilă, altfel riscă o plată dublă sau o deducere dublă.

Ce spune sursa

Poziția ANAF privind duplicateletext de lege

Pentru facturi dublate se emit facturi de stornare, care se transmit de asemenea în sistem. Documentul dublat nu se șterge.

Legea 227/2015, art. 330text de lege

Temeiul corectării, aplicabil și dublării.

Indexul de încărcarespecificație tehnică

Fiecare transmitere primește propriul index, chiar pentru fișiere identice. Indexul e ce distinge cele două documente între ele.

De ce se dublează, mecanic

• Timeout pe partea clientului: cererea a expirat local, dar serverul a procesat-o. Reîncercarea creează al doilea document.
• Retrimitere manuală pentru că statusul nu era vizibil în interfață și părea că nu s-a trimis nimic.
• Job automat care rulează de două ori, fără marcaj pe factură că a fost deja transmisă.
• Import repetat al aceluiași lot de facturi, fără verificare de unicitate.

De ce sistemul nu blochează singur duplicatul

Sistemul nu presupune că două fișiere cu conținut similar sunt o greșeală. Sunt situații legitime în care documente asemănătoare se transmit succesiv, iar un filtru automat ar respinge facturi corecte.

Prevenirea aparține deci sistemului tău: un marcaj pe factură care spune că a fost transmisă, verificat înainte de orice retrimitere. Fără el, orice reîncercare e o dublare potențială.

Partea de care se uită toți: clientul

Clientul are acum două facturi comunicate în sistem, cu același conținut. Din perspectiva lui, ambele par valide, iar una dintre ele poate intra la plată sau la deducere a doua oară.

Anunțul explicit — care factură rămâne, care e stornată, cu numerele documentelor — nu e politețe, e prevenirea unei erori la el în contabilitate, pe care tot tu o vei desface mai târziu.

Greșeli frecvente

• Stornezi prima transmitere în loc de a douaFuncționează aritmetic, dar încurcă istoricul: factura care rămâne validă e cea trimisă mai târziu, cu altă dată de comunicare. Stornează al doilea document.
• Stornezi ambele și emiți o a treia facturăTrei documente și două stornări acolo unde ajungea una. Complică reconcilierea fără să rezolve nimic în plus.
• Nu spui nimic clientuluiCel mai probabil rezultat e o plată dublă sau o deducere dublă la el, descoperită la reconciliere, cu efort de ambele părți.
• Repari cazul și lași cauzaDacă motivul e un timeout netratat sau un job fără marcaj, dublarea revine. Marchează factura ca transmisă și verifică marcajul înainte de retrimitere.

Cum te ajută 4invoices

Ce împiedică 4invoices:

• Dacă o factură are deja o transmitere activă (în coadă, trimisă sau acceptată), o nouă cerere de trimitere nu creează a doua transmitere: se întoarce cea existentă.
• Reîncercările automate se fac doar când ANAF a refuzat înainte de înregistrare; după un timeout, factura nu este retrimisă orb, tocmai ca să nu apară un duplicat.
• Fiecare transmitere își păstrează indexul de încărcare, deci două documente se pot distinge.
• Stornarea duplicatului nu se poate transmite încă din aplicație; o stabilești cu contabilul.