Cum îmi descarc facturile primite în e-Factura?

Răspuns scurt

Facturile primite se obțin prin interogare periodică. Ceri lista mesajelor pentru codul tău fiscal, pe un interval de zile în urmă, apoi descarci individual fiecare document care te interesează.

1. Interoghează lista de mesaje pentru codul tău de identificare fiscală, indicând câte zile în urmă vrei să acopere.
2. Din listă selectezi mesajele de tip factură primită — lista conține și alte tipuri de mesaje.
3. Pentru fiecare, descarci documentul folosind indexul de descărcare din listă.
4. Salvează local ce ai descărcat și marchează ce ai procesat, ca să nu reiei aceleași facturi la interogarea următoare.
5. Programează interogarea recurent. Fără recurență, facturile se acumulează nedescărcate.

Ce spune sursa

Mecanismul și limitele fac parte din specificația sistemului și se pot modifica la versiuni noi:

Lista de mesajespecificație tehnică

Se interoghează pentru un cod fiscal, pe un număr de zile în urmă. Intervalul maxim acceptat într-o singură cerere este limitat — de ordinul a două luni.

Descărcarea documentuluispecificație tehnică

Se face individual, pe baza indexului de descărcare returnat în listă, cu tokenul de acces în cerere.

Fără notificare activăspecificație tehnică

Sistemul nu transmite alerte la apariția unei facturi noi. Obținerea informației e responsabilitatea destinatarului.

De ce contează frecvența interogării

Intervalul pe care îl poți cere într-o singură interogare e limitat. Dacă interoghezi rar, riști să depășești fereastra disponibilă și să nu mai poți acoperi tot timpul scurs de la ultima verificare.

Consecința practică e o factură primită care nu ajunge niciodată în contabilitate. Nu pentru că sistemul a greșit, ci pentru că nimeni nu a întrebat la timp. Iar factura există: obligația furnizorului e îndeplinită prin transmiterea în sistem, indiferent dacă ai descărcat-o.

Ce ratează integrările simple

• Interoghează o singură dată, la instalare, apoi niciodată. Facturile ulterioare rămân nedescărcate.
• Nu marchează ce a fost procesat, deci reimportă aceleași facturi la fiecare rulare și produc duplicate în contabilitate.
• Ignoră celelalte tipuri de mesaje din listă, inclusiv cele care semnalează probleme pe facturile emise.
• Nu tratează cazul în care descărcarea unui document eșuează individual — un eșec oprește tot lotul.

Cum arată o rutină corectă

1. Rulare automată, zilnică sau mai frecventă, cu o fereastră care se suprapune cu rularea anterioară — suprapunerea e ieftină, o gaură nu.
2. Reține indexul fiecărui document procesat, ca reluarea să fie idempotentă.
3. Descarcă document cu document, tratând eșecurile individual, fără să întrerupi lotul.
4. Arhivează fișierul original descărcat, nu doar datele extrase din el. Originalul e documentul, restul e interpretare.
5. Alertează dacă o rulare nu s-a executat. Un job oprit în tăcere e echivalent cu lipsa oricărui job.

Greșeli frecvente

• Aștepți notificări care nu vinNu există mecanism de alertă. Fără interogare programată, facturile primite pur și simplu nu ajung la tine.
• Interoghezi la intervale mai mari decât fereastra disponibilăSe creează găuri pe care nu le mai poți acoperi retroactiv. Suprapune ferestrele în loc să le lipești cap la cap.
• Nu ții evidența a ce ai descărcatReimporturi repetate ale acelorași facturi, cu duplicate în contabilitate — muncă de curățat mai mare decât cea economisită.
• Salvezi doar datele extrase, nu fișierul originalLa un control sau la o dispută, documentul relevant e cel comunicat prin sistem. O reconstrucție din câmpuri nu îl înlocuiește.

Cum te ajută 4invoices

Ce face 4invoices pentru facturile primite:

• Există o sincronizare zilnică cu SPV pentru firmele conectate, plus sincronizare la cerere.
• Documentele sunt identificate după indexul ANAF, deci o nouă rulare nu creează duplicate.
• Se păstrează arhiva descărcată de la ANAF, fișierul XML al facturii și semnătura, atunci când sunt disponibile.
• Un document a cărui descărcare eșuează este sărit, iar încercarea se reia la următoarea sincronizare.
• Aplicația nu trimite încă o alertă când o sincronizare eșuează.