Cum îi dau contabilului acces la e-Factura fără să îi dau tokenul meu?

Răspuns scurt

Accesul unei alte persoane se acordă prin împuternicire în Spațiul Privat Virtual: contabilul se autentifică cu certificatul LUI, iar împuternicirea îi dă dreptul să acționeze pentru codul fiscal al firmei tale.

1. Contabilul are nevoie de propriul certificat digital calificat, înrolat în SPV pe numele lui.
2. Firma depune documentul de împuternicire pentru persoana respectivă, pentru operațiunile vizate.
3. După acceptarea împuternicirii, contabilul se autorizează cu certificatul lui și obține token propriu, pentru codul fiscal al firmei.
4. Fiecare acțiune rămâne asociată persoanei care a acționat, nu unui cont comun.
5. La încetarea colaborării, împuternicirea se revocă. Accesul se închide fără să atingi propriul acces.

Ce spune sursa

Împuternicirea în SPVtext de lege

Mecanismul prin care o persoană poate acționa în relația cu administrația fiscală pentru alt contribuabil, cu certificatul propriu. Se acordă și se revocă explicit.

Legea 207/2015, Codul de procedură fiscalătext de lege

Reglementează reprezentarea și împuternicirea în raporturile cu organul fiscal. Este cadrul din care derivă împuternicirea în SPV.

Un token, un titularspecificație tehnică

Tokenul obținut prin autorizare aparține identității care s-a autorizat. Partajarea lui face imposibil de stabilit cine a acționat.

De ce partajarea tokenului e o problemă reală, nu formală

• Nu se mai poate stabili cine a trimis o factură. Toate acțiunile apar sub aceeași identitate, deci o eroare nu are autor identificabil.
• Revocarea devine dureroasă: singurul mod de a închide accesul cuiva e să invalidezi tokenul folosit de toți, deci să reautorizezi tot.
• Tokenul circulă prin canale nesigure — mail, mesagerie — și rămâne acolo mult după ce colaborarea s-a încheiat.
• Dispozitivul USB plimbat fizic e și mai rău: cu el se poate face orice operațiune în SPV, nu doar facturi.

Cele trei configurații posibile

Ce merită stabilit înainte de a acorda accesul

1. Ce operațiuni acoperă împuternicirea — doar facturi sau și restul relației fiscale.
2. Pe ce durată. O împuternicire fără termen e greu de reținut că trebuie revocată.
3. Cine revocă și când. Cel mai bine, revocarea intră în lista de pași la încheierea colaborării.
4. Cine păstrează accesul principal al firmei, ca revocarea contabilului să nu te blocheze pe tine.

Greșeli frecvente

• Trimiți tokenul pe mail sau pe WhatsAppRămâne acolo permanent, în afara controlului tău, și poate fi folosit de oricine ajunge la conversație.
• Dai dispozitivul USB cu PIN-ul lipit pe elCu certificatul se pot face toate operațiunile din SPV, nu doar facturi. Riscul e mult mai mare decât problema pe care o rezolvi.
• Nu revoci împuternicirea la despărțireAccesul continuă să funcționeze după încheierea colaborării. Revocarea trebuie să fie un pas explicit, nu o intenție.
• Împuternicești pe firma de contabilitate ca entitate, nu pe o persoanăPierzi urmărirea la nivel de persoană și nu poți închide accesul unui angajat plecat de la ei fără să închizi tot.

Cum te ajută 4invoices

Ce oferă 4invoices pentru accesul contabilului:

• Poți genera un link de invitație de unică folosință pentru contabil.
• Contabilul deschide linkul și se autentifică la ANAF cu propriul certificat, fără să-ți trimită tokenul sau dispozitivul.
• Linkul este consumat abia după o autorizare reușită.
• Tokenul rezultat este stocat criptat în aplicație.
• Împuternicirea în SPV rămâne o procedură ANAF, pe care 4invoices nu o ține în locul tău.