Ce certificat digital îmi trebuie pentru e-Factura?

Răspuns scurt

Ai nevoie de un certificat digital calificat, emis de un furnizor acreditat și înrolat în Spațiul Privat Virtual pentru firma ta. El servește la autorizarea inițială a accesului, nu la semnarea fiecărei facturi.

1. Obține un certificat digital calificat de la un furnizor acreditat. Vine de regulă pe un dispozitiv criptografic USB.
2. Înrolează-l în SPV pentru firma respectivă — certificatul trebuie legat de codul de identificare fiscală, nu doar să existe.
3. Autorizează aplicația: în pasul de autorizare, certificatul se folosește pentru a confirma identitatea. Aici e nevoie de dispozitivul fizic și de PIN.
4. Din acest moment primești un token de acces, cu care aplicația lucrează mai departe.
5. Dispozitivul îl scoți. Îl vei folosi din nou doar la reautorizare, când tokenul nu mai poate fi reînnoit.

Ce spune sursa

Elementele de mai jos țin de arhitectura de autorizare a sistemului. Duratele și pașii se pot modifica la revizii ale specificației:

Autorizare prin OAuth 2.0specificație tehnică

Accesul la interfața de programare se obține prin fluxul Authorization Code. Rezultatul e un token de acces plus un token de reînnoire.

Certificatul la autorizarespecificație tehnică

Pasul de autorizare inițială cere autentificare cu certificat digital calificat, înrolat în SPV pentru contribuabilul respectiv.

Semnătura pe facturăspecificație tehnică

Factura transmisă nu se semnează de emitent cu certificatul propriu. Semnătura electronică aplicată documentului comunicat e a Ministerului Finanțelor.

Confuzia cea mai frecventă: semnătura pe factură

Mulți presupun că fiecare factură trebuie semnată electronic cu certificatul firmei, ca un contract. Nu e cazul. Factura se transmite ca fișier XML, iar semnătura care contează juridic pentru documentul comunicat este aplicată de Ministerul Finanțelor, nu de emitent.

Certificatul emitentului intervine mai devreme și o singură dată: la stabilirea dreptului de acces. Practic dovedește „eu sunt cel care are dreptul să trimită facturi pentru acest cod fiscal”, nu „acest document e al meu”.

Ce trebuie și ce nu trebuie

Ordinea care evită blocajele

1. Certificatul înainte de orice: fără el nu se poate autoriza nimic, indiferent de aplicație.
2. Înrolarea în SPV imediat după emitere — e pasul uitat cel mai des, iar fără el certificatul e valid dar inutil pentru e-Factura.
3. Autorizarea aplicației cu dispozitivul la îndemână și PIN-ul cunoscut. Un PIN blocat prin încercări greșite cere deblocare la furnizor, ceea ce ia zile.
4. Notează data expirării certificatului. Un certificat expirat înseamnă că nu mai poți reautoriza când tokenul se termină.

Greșeli frecvente

• Cumperi certificatul, dar nu îl înrolezi în SPVCertificatul e valid, autorizarea eșuează, iar mesajul de eroare rar spune clar care e cauza. Înrolarea e un pas separat, obligatoriu.
• Presupui că trebuie semnată fiecare facturăDuce la arhitecturi complicate inutil, cu dispozitivul USB permanent pe server. Semnătura documentului comunicat e a Ministerului Finanțelor.
• Autorizezi cu certificatul unei persoane care pleacă din firmăCând certificatul e revocat, accesul se pierde odată cu el. Autorizează cu un certificat legat de o funcție stabilă, nu de cine e disponibil în ziua aceea.
• Lași expirarea certificatului nemonitorizatăUn certificat expirat nu întrerupe imediat trimiterea — tokenul curent încă merge. Blocajul apare la reautorizare, adesea exact când ai nevoie urgentă.

Cum te ajută 4invoices

Cum funcționează conectarea în 4invoices:

• Autorizarea se face o dată, din aplicație: ești trimis la pagina ANAF de autentificare, unde te identifici cu certificatul calificat în browserul tău.
• Certificatul și dispozitivul USB nu ajung pe serverul 4invoices.
• Tokenurile primite de la ANAF sunt stocate criptat.
• Facturile sunt transmise ca fișiere XML, fără semnătură proprie a emitentului.
• 4invoices nu emite și nu înrolează certificate și nu urmărește data de expirare a certificatului tău: notează-o tu.