Verkkolasku ja Peppol
Mikä verkkolasku on, mistä oikeus vaatia verkkolaskua tulee ja miten Peppol-verkko ja verkkolaskuoperaattori liittyvät toisiinsa.
Verkkolasku on rakenteisessa, koneluettavassa muodossa lähetetty lasku — ei PDF-tiedosto sähköpostin liitteenä, vaan tietue, jonka vastaanottajan järjestelmä osaa lukea ja kirjata automaattisesti. Suomessa verkkolaskusta tuli arkipäivää sen jälkeen, kun laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta antoi vuodesta 2020 alkaen yritykselle oikeuden vaatia verkkolaskua toiselta yritykseltä. Julkiselle sektorille laskutettaessa verkkolasku on pääsääntö. Laskut liikkuvat verkkolaskuoperaattoreiden ja yhä useammin eurooppalaisen Peppol-verkon kautta, joka yhdistää operaattorit yhteen yhteentoimivaan osoitteistoon. Tämä sivu selittää perusteet. 4invoices ei ole verkkolaskuoperaattori: sillä laaditaan lasku ja ladataan PDF, ja verkkolaskun lähetys hoidetaan operaattorin tai pankin palvelulla.
- Verkkolasku = rakenteinen, koneluettava lasku — ei PDF sähköpostin liitteenä.
- Laki 2020: yrityksellä on oikeus vaatia verkkolaskua toiselta yritykseltä.
- Julkiselle sektorille (hankintayksiköt) verkkolasku on pääsääntö.
- Peppol-verkko yhdistää operaattorit yhteen yhteentoimivaan osoitteistoon.
Näin se toimii
Erota verkkolasku ja sähköpostin PDF-liite. PDF on kuva laskusta, jonka ihminen lukee; verkkolasku on rakenteinen tietue (XML), jonka vastaanottajan ostolaskujärjestelmä lukee ja kirjaa automaattisesti ilman manuaalista tallennusta.
Tunnista oikeutesi. Laki sähköisestä laskutuksesta antaa yritykselle oikeuden pyytää ja saada verkkolasku toiselta elinkeinonharjoittajalta. Julkisille hankintayksiköille verkkolasku on lähtökohtaisesti pakollinen muoto.
Hanki verkkolaskuosoite ja operaattori. Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen tapahtuu verkkolaskuoperaattorin tai pankin kautta; tarvitset verkkolaskuosoitteen (OVT-tunnus tai Peppol-osoite), jonka kerrot kumppaneillesi.
Lähetä lasku operaattorin kautta. Operaattorin tai pankin palvelu muodostaa laskusta rakenteisen tiedoston ja välittää sen verkkoon; operaattori reitittää sen vastaanottajan operaattorille — yhä useammin Peppol-verkon kautta yli rajojen.
Vastaanota ostolaskut samalla tavalla. Operaattori voi toimittaa toimittajiesi verkkolaskut ostolaskujärjestelmääsi, jolloin skannausta ja käsin tallennusta tarvitaan vähemmän.
Lainsäädäntö
- Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019), sovellettu vuodesta 2020.
- EU-direktiivi 2014/55/EU sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa.
- Peppol-verkon (OpenPeppol) tekniset eritelmät ja BIS-määritykset.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on verkkolasku?
Verkkolasku on rakenteisessa, koneluettavassa muodossa lähetetty lasku, jonka vastaanottajan järjestelmä osaa lukea ja kirjata automaattisesti. Se ei ole PDF-tiedosto sähköpostin liitteenä vaan tietue (esimerkiksi Finvoice- tai Peppol BIS -muodossa), joka liikkuu operaattoriverkossa.
Voinko vaatia verkkolaskua toiselta yritykseltä?
Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa elinkeinonharjoittajalle 1.4.2020 alkaen oikeuden pyytää laskua laissa määritellyssä eurooppalaisen standardin mukaisessa muodossa. Pyyntö tehdään ilmoittamalla verkkolaskuosoite. Julkisille hankintayksiköille verkkolasku on pääsääntö ilman eri pyyntöä.
Mikä on Peppol-verkko?
Peppol on eurooppalainen, yhteentoimiva verkko verkkolaskujen ja hankintasanomien välittämiseen. Se yhdistää eri maiden operaattorit yhteen osoitteistoon, jolloin lasku liikkuu maasta toiseen ilman erillisiä kahdenvälisiä sopimuksia. Suomessa operaattorit liittyvät yhä useammin Peppoliin.
Tarvitsenko verkkolaskuoperaattorin?
Käytännössä kyllä. Verkkolaskut välitetään verkkolaskuoperaattorin tai pankin kautta. Tarvitset verkkolaskuosoitteen — OVT-tunnuksen tai Peppol-osoitteen — jonka kerrot asiakkaillesi ja toimittajillesi. Lähetyksen ja vastaanoton hoitaa operaattorin tai pankin palvelu.
Onko verkkolasku pakollinen toiminimelle?
Toiminimellä ei ole yleistä pakkoa lähettää verkkolaskuja yksityishenkilöille, mutta yritysasiakas voi vaatia verkkolaskua ja julkiselle sektorille laskutettaessa verkkolasku on pääsääntö. Verkkolaskuvalmius kannattaa siis hankkia heti — se nopeuttaa maksua ja vähentää virheitä.
Lähettääkö 4invoices verkkolaskuja tai muodostaako se Finvoicen?
Ei. 4invoicesilla laaditaan laskuja, joissa alv-kanta valitaan riveittäin, valuutta ja kurssi voi olla mikä tahansa, ja PDF-laskun voi ladata. Se ei muodosta Finvoice- tai Peppol BIS -tiedostoa, ei välitä laskuja operaattoriverkkoon eikä ole yhteydessä Verohallintoon.