Laskumerkinnät ja kirjanpitolaki
Mitä pakollisia tietoja laskussa on oltava arvonlisäverolain mukaan, mitä kirjanpitolaki vaatii tositteilta ja kuinka kauan laskut on säilytettävä.
Lasku ei ole vapaamuotoinen viesti vaan tosite, jolla on lakisääteinen sisältö. Arvonlisäverolaki luettelee tiedot, joiden on oltava jokaisessa alv-velvollisen laskussa: laskun päiväys ja juokseva numero, myyjän ja ostajan nimi ja osoite, myyjän Y-tunnus tai ALV-numero, tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji, veron peruste kannoittain, verokanta ja arvonlisäveron määrä. Kevennetyt merkinnät riittävät Verohallinnon ohjeen mukaan, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa (ei EU-myynnissä eikä käännetyssä verovelvollisuudessa). Kirjanpitolaki puolestaan vaatii, että jokainen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen ja että kirjanpitoaineisto säilytetään määräajan — kirjanpitokirjat vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt. Kun laskumerkinnät ovat kunnossa, kirjanpito ja alv-raportointi sujuvat ilman korjauskierroksia. Tämä sivu kokoaa vaatimukset.
- Laskun pakolliset tiedot tulevat arvonlisäverolaista (mm. päiväys, numero, osapuolet, Y-tunnus, alv-erittely).
- Enintään 400 euron laskuille riittävät kevennetyt merkinnät (ei EU-myynnissä eikä käännetyssä verovelvollisuudessa).
- Kirjanpitolaki: jokainen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen.
- Säilytysajat: kirjanpitokirjat vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Näin se toimii
Sisällytä pakolliset laskumerkinnät. Täyden laskun on sisällettävä antopäivä, juokseva tunniste (laskunumero), myyjän ja ostajan tiedot, myyjän Y-tunnus tai ALV-numero, myytyjen tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji sekä toimituspäivä.
Erittele arvonlisävero oikein. Laskulla näytetään veron peruste kunkin verokannan osalta, sovellettu verokanta ja arvonlisäveron määrä. Jos kyseessä on veroton myynti tai käännetty verovelvollisuus, siitä tehdään asianmukainen merkintä.
Käytä kevennettyjä merkintöjä, kun se on sallittua. Kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, riittävät kevennetyt merkinnät. Ne eivät koske EU-myyntiä eikä käännettyä verovelvollisuutta. Tarkat sisältövaatimukset ovat Verohallinnon laskutusohjeessa.
Liitä lasku kirjanpitoon tositteena. Kirjanpitolain mukaan jokainen kirjaus perustuu tositteeseen, joka on päivätty ja numeroitu ja jonka yhteys kirjaukseen on todennettavissa. Sähköinen lasku voi toimia tositteena, kunhan vaatimukset täyttyvät.
Säilytä aineisto määräajan. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kirjanpitolain mukaisesti — kirjanpitokirjat vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt. Sähköinen säilytys on sallittua, kun aineisto pysyy luettavana koko ajan.
Lainsäädäntö
- Arvonlisäverolaki (1501/1993) — laskua koskevat pakolliset ja kevennetyt merkinnät.
- Kirjanpitolaki (1336/1997) — tositteet, kirjausketju ja säilytysajat.
- Verohallinnon ohje laskutusvaatimuksista arvonlisäverotuksessa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tietoja laskussa on pakko olla?
Täydessä laskussa on oltava muun muassa antopäivä, juokseva laskunumero, myyjän ja ostajan nimi ja osoite, myyjän Y-tunnus tai ALV-numero, myytyjen tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji, veron peruste kannoittain, verokanta ja arvonlisäveron määrä. Vaatimukset tulevat arvonlisäverolaista.
Mitä ovat kevennetyt laskumerkinnät?
Kevennetyt merkinnät ovat suppeampi tietosisältö, joka Verohallinnon ohjeen mukaan riittää, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa. Ne eivät koske EU-myyntiä eivätkä käännettyä verovelvollisuutta.
Mitä kirjanpitolaki vaatii laskulta?
Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, jonka yhteys kirjaukseen voidaan todentaa. Lasku on tällainen tosite. Verkkolasku kelpaa sähköisenä tositteena sellaisenaan, kun se on luettavissa.
Kuinka kauan laskut on säilytettävä?
Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kirjanpitolain mukaan: kirjanpitokirjat vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet, kuten laskut, vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Säilytys voi olla sähköinen, kunhan aineisto pysyy luettavana koko säilytysajan.
Käykö verkkolasku tositteeksi kirjanpitoon?
Kyllä, sähköinen lasku voi toimia kirjanpidon tositteena, kunhan se täyttää kirjanpitolain vaatimukset ja säilyy luettavana säilytysajan. Tarkista käytäntö kirjanpitäjältäsi.
Täyttääkö 4invoices laskun pakolliset tiedot ja arkistoiko se laskut?
4invoicesilla laaditaan laskuja, joissa alv-kanta valitaan riveittäin, valuutta ja kurssi voi olla mikä tahansa, ja PDF-laskun voi ladata. Pakollisten tietojen oikeellisuudesta vastaat itse. 4invoices ei takaa vaatimustenmukaisuutta, ei arkistoi laskuja lainvoimaisesti eikä tarkista Y-tunnuksia.