Siirtyminen Procountorista, Netvisorista ja Fivaldista
Mitä tietoja siirretään käsin, mitä jätetään vanhaan järjestelmään arkistoksi ja miten laskunumerointi jatkuu katkeamatta.
Monet toiminimet ja pk-yritykset aloittavat Procountorissa, Visma Netvisorissa tai Fivaldissa ja harkitsevat myöhemmin laskutuksen siirtämistä kevyempään työkaluun. 4invoices on laskutustyökalu: sillä laaditaan laskuja, joissa on alv-kanta riveittäin, mikä tahansa valuutta ja kurssi sekä PDF-lasku ladattavaksi. Se ei ole kirjanpito-ohjelma, eikä siinä ole automaattista tuontityökalua toisista järjestelmistä. Siirtyminen tehdään siksi käsin ja vaiheittain: asiakas- ja tuotetiedot viedään vanhasta järjestelmästä, uusi laskunumerointi sovitaan jatkumaan aiemmasta ja vanha aineisto säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan. Kirjanpito ja alv-ilmoitukset hoidetaan edelleen kirjanpito-ohjelmassa tai tilitoimistossa.
- 4invoices laatii laskuja; se ei ole kirjanpito-ohjelma eikä sisällä tuontityökalua toisista järjestelmistä.
- Asiakas- ja tuotetiedot kopioidaan vanhasta järjestelmästä käsin, esimerkiksi vientitiedostosta.
- Laskunumeroinnin on jatkuttava katkeamatta, jotta numerosarja pysyy juoksevana.
- Kirjanpitokirjat säilytetään vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Näin se toimii
Päätä siirtymäpäivä. Yleensä siirtymäpäiväksi kannattaa valita kuukauden tai alv-kauden alku. Ennen sitä annetut laskut pysyvät vanhassa järjestelmässä, sen jälkeen uudet laskut laaditaan 4invoicesissa.
Vie asiakas- ja tuotetiedot vanhasta järjestelmästä. Procountorissa, Netvisorissa ja Fivaldissa on tavallisesti raportti- tai vientitoiminto, jolla tiedot saa taulukkoon. Tarkista omasta järjestelmästäsi, mitä vientimuotoja se tarjoaa.
Syötä tiedot 4invoicesiin. Lisää asiakkaiden nimet, osoitteet ja Y-tunnukset sekä tuotteet ja palvelut hintoineen. Merkitse jokaiselle riville oikea alv-kanta itse; 4invoices ei päättele kantaa puolestasi.
Sovi laskunumeron jatkuminen. Katso vanhan järjestelmän viimeinen laskunumero ja aloita uusi laskusarja siitä, mistä vanha jäi, jotta numerointi pysyy juoksevana.
Hoida avoimet laskut ja arkisto. Vanhassa järjestelmässä annetut avoimet laskut maksetaan ja seurataan siellä, kunnes ne on suljettu. Säilytä vanhan järjestelmän aineisto tai sen vienti kirjanpitolain säilytysaikojen ajan ja sovi kirjanpitäjäsi kanssa, miten kirjaukset jatkuvat.
Lainsäädäntö
- Kirjanpitolaki (1336/1997), 2 luvun 10 § — kirjanpitokirjat ja tililuettelo vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt.
- Arvonlisäverolaki (1501/1993), 209 e § — laskun pakolliset tiedot.
Usein kysytyt kysymykset
Menetänkö kirjanpitohistorian, jos vaihdan laskutustyökalua?
Et, jos säilytät vanhan aineiston. Kirjanpitolaki edellyttää kirjanpitokirjojen säilyttämistä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteiden vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Pidä siksi vanhan järjestelmän tunnukset voimassa tai tallenna aineisto luettavassa muodossa.
Onko 4invoicesissa tuontityökalu Procountorista, Netvisorista tai Fivaldista?
Ei. 4invoicesissa ei ole automaattista tuontia eikä valmiita integraatioita näihin järjestelmiin. Tiedot viedään käsin. 4invoicesilla laaditaan laskuja alv-kannalla riveittäin, missä tahansa valuutassa ja kurssilla, ja niistä voi ladata PDF-laskun.
Tekeekö 4invoices kirjanpidon tai alv-ilmoituksen?
Ei. 4invoices ei ole kirjanpito-ohjelma eikä se anna alv-ilmoitusta tai muita ilmoituksia Verohallinnolle. Kirjanpito ja OmaVero-ilmoitukset hoidetaan erikseen kirjanpito-ohjelmalla tai tilitoimistossa.
Voiko 4invoicesia kokeilla ennen siirtymistä?
Kyllä. 4invoicesissa on 6 kuukauden ilmainen kokeilujakso ilman korttia. Voit laatia koelaskuja rinnakkain vanhan järjestelmän kanssa ja tarkistaa, että tiedot ja alv-kannat ovat oikein ennen siirtymäpäivää.