Migración desde Siigo, ContaPyme, Helisa
Qué revisar antes de cambiar de software de facturación: numeración, habilitación, datos históricos y conservación.
Cambiar de software de facturación, por ejemplo saliendo de Siigo, ContaPyme o Helisa, es sobre todo un ejercicio de orden. La numeración que usted usa la autoriza la DIAN a su NIT, no al software, y la habilitación como facturador electrónico también está vinculada a la forma en que factura. Antes de cambiar, revise cómo quedará su habilitación, qué datos necesita llevarse y durante cuánto tiempo debe conservar los documentos. 4invoices no ofrece importación desde esos sistemas, ni plan de cuentas, ni contabilidad, ni conexión con la DIAN. Puede servir para crear facturas en PDF con la tarifa de impuesto por línea, pero no reemplaza a un facturador electrónico habilitado.
- La numeración la autoriza la DIAN a su NIT, no al software.
- Confirme cómo quedará su habilitación como facturador electrónico.
- Exporte y conserve sus documentos e información histórica.
- Pruebe antes de dejar el sistema anterior.
Cómo funciona
Liste lo que hoy hace su software: facturación electrónica, contabilidad, inventario, nómina, reportes. Decida qué necesita seguir teniendo.
Confirme con la DIAN y con su proveedor cómo cambiará su habilitación y cuál será su resolución de numeración vigente.
Exporte clientes, productos e histórico en los formatos que su sistema actual permita, y revise la calidad de los datos.
Haga pruebas con el nuevo sistema antes de dejar el anterior, y defina una fecha de corte clara.
Conserve los documentos emitidos con el sistema anterior durante el término legal aplicable.
Base legal
- Resolución DIAN 000165 de 2023 — Habilitación y numeración de la facturación electrónica.
- Estatuto Tributario y Código de Comercio — Conservación de documentos y libros de comercio.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo mi numeración al cambiar de software?
La resolución de numeración la autoriza la DIAN a su NIT. Al cambiar, debe confirmar que el nuevo sistema use el rango vigente y no repita números. Consulte con la DIAN y su proveedor.
¿Qué hago con las facturas históricas?
Debe conservarlas durante el término legal, en el sistema anterior o en un archivo que pueda consultar. Exporte lo que necesite antes de cancelar el servicio.
¿Tengo que cambiar de proveedor tecnológico?
Depende. El proveedor tecnológico es quien valida y transmite sus documentos a la DIAN; puede ser distinto del software contable. Verifique con su proveedor actual qué opciones tiene.
¿4invoices importa datos de Siigo, ContaPyme o Helisa y se integra con ellos?
No. 4invoices no tiene integraciones con esos sistemas, no importa el plan de cuentas ni valida NIT. Permite crear facturas manualmente con la tarifa de impuesto por línea, en cualquier moneda con tipo de cambio, y descargarlas en PDF, con 6 meses gratis sin tarjeta.