Factura electrónica UBL 2.1 ante DIAN
Cómo funciona la factura electrónica de venta en Colombia: formato XML UBL 2.1, validación previa de la DIAN, CUFE y código QR.
En Colombia la factura electrónica de venta se genera en formato XML basado en UBL 2.1, se firma digitalmente y se envía a la DIAN para su validación previa. Solo cuando la DIAN la valida, el documento puede entregarse al adquirente. Cada factura validada lleva un CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y un código QR en su representación gráfica. Las reglas vigentes están en la Resolución DIAN 000165 de 2023. Quién debe facturar electrónicamente y desde cuándo lo define la normativa según el tipo de contribuyente; consulte a su contador o el portal de la DIAN si tiene dudas sobre su caso. La DIAN ofrece además un facturador gratuito para quienes no quieren contratar un software o un proveedor tecnológico.
- Formato XML basado en UBL 2.1, firmado digitalmente.
- Validación previa por la DIAN antes de entregar la factura al adquirente.
- CUFE y código QR en la representación gráfica.
- RADIAN es el registro de facturas electrónicas que circulan como título valor.
Cómo funciona
Habilitación. Antes de emitir, el facturador se habilita ante la DIAN en su portal, elige cómo va a facturar (solución propia, proveedor tecnológico o facturador gratuito de la DIAN) y supera el proceso de pruebas.
Numeración. La DIAN autoriza una resolución de numeración con prefijo y rango de consecutivos. Cada factura usa el siguiente número del rango.
Generación y firma. El sistema de facturación genera el XML con los datos del vendedor, del adquirente, los ítems, los impuestos, la forma de pago y lo firma con firma digital.
Validación previa. El documento se transmite a la DIAN, que lo valida y responde con aceptación o rechazo. Si es rechazado, se corrige y se vuelve a enviar.
Entrega y conservación. Una vez validada, la factura se entrega al adquirente con su representación gráfica (con CUFE y QR). El emisor debe conservar el documento durante el término legal aplicable.
Base legal
- Resolución DIAN 000165 de 2023 — Sistema de facturación electrónica y documentos equivalentes.
- Estatuto Tributario, artículo 617 — Requisitos de la factura de venta.
- Portal de la DIAN — Facturación electrónica, habilitación y facturador gratuito.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el CUFE?
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es el identificador único de la factura electrónica de venta. Se genera a partir de los datos de la factura y aparece en su representación gráfica y en el código QR, para que cualquier persona pueda consultar el documento en el portal de la DIAN.
¿Puedo facturar sin contratar un proveedor tecnológico?
Sí. La DIAN ofrece un facturador gratuito con capacidad limitada, y también existe la opción de desarrollar una solución propia habilitada. Las condiciones y límites del facturador gratuito los define la DIAN; consúltelos en su portal.
¿RADIAN reemplaza la factura electrónica?
No. RADIAN es el registro donde se anotan los eventos de las facturas electrónicas que circulan como título valor, por ejemplo para factoring. La factura electrónica de venta se emite y valida igual.
¿4invoices emite facturas electrónicas validadas por la DIAN?
No. 4invoices permite crear facturas con la tarifa de impuesto por línea, en cualquier moneda con tipo de cambio, y descargarlas en PDF. No se conecta con la DIAN, no genera XML UBL 2.1 ni CUFE, y no valida ni archiva documentos con validez legal. Para la factura electrónica de venta use un facturador habilitado.