Nota de crédito y débito electrónica
Cuándo se emite una nota de crédito o de débito electrónica para ajustar una factura de venta ya validada.
Una factura electrónica ya validada por la DIAN no se edita. Si hay que anularla, devolver mercancía, dar un descuento posterior o corregir un valor, se emite una nota electrónica que hace referencia a la factura original. La nota de crédito disminuye el valor facturado; la nota de débito lo aumenta, por ejemplo por intereses de mora u otros cargos. Estas notas hacen parte de los documentos que regula la Resolución DIAN 000165 de 2023, se validan previamente por la DIAN y se identifican con un código único de documento (CUDE). El efecto en el IVA y en la contabilidad depende del caso y del periodo en que se emitan; confírmelo con su contador.
- La nota de crédito disminuye el valor de una factura anterior.
- La nota de débito aumenta el valor de una factura anterior.
- Se vinculan a la factura original que ajustan.
- Se validan por la DIAN y llevan su propio código único (CUDE).
Cómo funciona
Identifique la factura que va a ajustar y el motivo: anulación, devolución, descuento, corrección de valores o de datos, o un cargo adicional.
Elija el tipo de nota: crédito si el valor disminuye, débito si aumenta.
Genere la nota en su sistema de facturación electrónica con la referencia a la factura original, los ítems o valores ajustados y los impuestos.
Envíela a validación previa de la DIAN. Si es aceptada, entregue la nota al cliente con su representación gráfica.
Registre el ajuste en su contabilidad y en sus declaraciones según le indique su contador.
Base legal
- Resolución DIAN 000165 de 2023 — Notas débito, notas crédito y notas de ajuste como documentos del sistema.
- Estatuto Tributario — Tratamiento del IVA en devoluciones, anulaciones y descuentos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir otra factura en vez de una nota de crédito?
Si la factura original ya fue validada por la DIAN, no puede borrarla. Para dejarla sin efecto se emite una nota de crédito que la referencia. Emitir solo otra factura duplicaría el ingreso registrado.
¿La nota de crédito tiene su propia numeración?
Las notas se numeran con los prefijos y rangos que usted tenga habilitados para ese tipo de documento. Verifique en su habilitación ante la DIAN qué rangos tiene para cada documento.
¿Cuándo usar nota de débito?
Cuando debe aumentar un valor ya facturado, por ejemplo cobrar intereses de mora sobre una factura específica. Si el cobro no se relaciona con una factura anterior, corresponde una factura nueva.
¿4invoices emite notas de crédito y débito electrónicas ante la DIAN?
No. 4invoices no se conecta con la DIAN ni genera notas electrónicas con CUDE. Sirve para crear y descargar en PDF documentos de venta con la tarifa de impuesto por línea; las notas electrónicas debe emitirlas con su facturador habilitado.