Documento equivalente POS y documento soporte
Dos documentos que se confunden: el tiquete POS de venta y el documento soporte en compras a quien no factura.
La Resolución DIAN 000165 de 2023 regula, además de la factura electrónica de venta, los documentos equivalentes electrónicos. Entre ellos está el documento equivalente electrónico de la máquina registradora con sistema POS, que se genera al vender al público. El documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a facturar es otra cosa: lo genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios a alguien que no está obligado a expedir factura, para poder soportar costos y deducciones. Aquí explicamos la diferencia de forma general; los casos particulares (quién está obligado, plazos del calendario) conviene revisarlos con su contador o en la DIAN.
- Documento equivalente POS: lo emite el vendedor en la venta al público.
- Documento soporte: lo emite el comprador cuando el proveedor no está obligado a facturar.
- Ambos son electrónicos y se transmiten a la DIAN según la resolución.
- No sustituyen a la factura de venta cuando esta es exigible.
Cómo funciona
Determine su caso. Si vende al público con máquina registradora con sistema POS, revise si le aplica el documento equivalente POS. Si compra a un proveedor no obligado a facturar, revise el documento soporte.
Habilítese ante la DIAN para el documento correspondiente y obtenga la numeración autorizada.
Genere el documento desde un sistema habilitado, con los datos y el valor de la operación, el impuesto que corresponda y el código QR que exige la resolución.
Si el comprador necesita soportar costos y deducciones, el documento debe identificarlo por nombre y número de identificación; si no, pida factura electrónica.
Conserve los documentos y llévelos a su contabilidad y declaraciones.
Base legal
- Resolución DIAN 000165 de 2023 — Documentos equivalentes electrónicos y documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
- Portal de la DIAN — Calendario de implementación del documento equivalente POS.
Preguntas frecuentes
¿El documento equivalente POS reemplaza la factura?
No siempre. Es un documento válido para ciertas ventas al público, pero si el cliente necesita soportar costos y deducciones, el documento debe identificarlo; en otros casos debe expedirse factura electrónica de venta.
¿Quién emite el documento soporte?
El comprador, cuando adquiere bienes o servicios a una persona no obligada a expedir factura. Es distinto del tiquete POS, que emite el vendedor.
¿Tiene código QR el documento equivalente POS?
Sí. La resolución exige incluir la dirección de consulta de la DIAN en un código QR en el documento equivalente electrónico.
¿4invoices genera documento equivalente POS o documento soporte?
No. 4invoices no se conecta con la DIAN ni transmite documentos electrónicos. Puede usarlo para crear facturas en PDF con impuesto por línea; el POS electrónico y el documento soporte requieren un sistema habilitado.