Requisitos de la factura de venta en Colombia
Qué datos debe llevar una factura de venta según el artículo 617 del Estatuto Tributario y la Resolución 165 de 2023.
La factura de venta debe cumplir los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario. En la factura electrónica, la Resolución DIAN 000165 de 2023 los desarrolla y añade los elementos propios del formato electrónico. En términos generales, la factura debe identificar al vendedor y al adquirente con nombre o razón social y NIT o documento de identidad, llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN, fecha de expedición, descripción de los bienes o servicios, valor total de la operación y discriminación de los impuestos. La factura electrónica suma la forma y el medio de pago, la firma digital, el CUFE y el código QR. Si usted busca un modelo editable en Word, recuerde que un archivo de Word no cumple por sí solo los requisitos de la factura electrónica de venta.
- Nombre o razón social y NIT del vendedor y del adquirente.
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Fecha de expedición, descripción de ítems y valor total.
- Impuestos discriminados; en la electrónica, además CUFE, firma digital y QR.
Cómo funciona
Verifique sus datos como vendedor: nombre o razón social, NIT y las responsabilidades que figuran en su RUT.
Identifique correctamente al adquirente con su nombre o razón social y su NIT o documento de identidad.
Use un prefijo y un consecutivo dentro de la resolución de numeración que le autorizó la DIAN.
Describa cada bien o servicio con cantidad, valor unitario y la tarifa de impuesto que corresponda a esa línea (por ejemplo IVA 19%, 5% o 0%, o impuesto al consumo).
Indique fecha de expedición, forma y medio de pago y el valor total. En la factura electrónica, el sistema habilitado agrega la firma, el CUFE y el QR al validarla.
Base legal
- Estatuto Tributario, artículo 617 — Requisitos de la factura de venta.
- Resolución DIAN 000165 de 2023, artículo 11 — Requisitos de la factura electrónica de venta.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio incluir el NIT del cliente?
La factura debe identificar al adquirente. Cuando el comprador necesita soportar costos, deducciones o impuestos descontables, debe estar identificado con su NIT o documento de identidad. Para ciertas ventas al público existen documentos equivalentes; consulte la resolución o a su contador.
¿Puedo usar una plantilla de Word o Excel como factura electrónica?
No. Un archivo de Word o Excel puede servir como modelo o representación de una venta, pero la factura electrónica de venta debe generarse en el formato XML establecido, firmarse y validarse por la DIAN. Si no está obligado a facturar electrónicamente, verifique los requisitos aplicables a su caso.
¿Qué pasa si la numeración se agota?
Debe solicitar una nueva resolución de numeración a la DIAN antes de seguir emitiendo. Emitir fuera del rango autorizado invalida la numeración de la factura.
¿4invoices cumple los requisitos de la factura electrónica de venta?
No los cumple por sí solo. Con 4invoices puede crear una factura con datos del cliente, ítems, tarifa de impuesto por línea, moneda y tipo de cambio, y descargarla en PDF. No genera el XML, la firma, el CUFE ni la validación de la DIAN, ni verifica NIT.