Factura electrónica vs factura POS y documento equivalente
Diferencias entre la factura electrónica de venta, el tiquete POS y los documentos equivalentes.
En Colombia conviven la factura electrónica de venta y los documentos equivalentes electrónicos. La factura electrónica se valida previamente por la DIAN y lleva CUFE. Los documentos equivalentes, como el de la máquina registradora con sistema POS, son otro tipo de documento con su propio código (CUDE) y sus propias reglas. La Resolución DIAN 000165 de 2023 establece que el documento equivalente POS debe transmitirse a la DIAN, incluye código QR y, para servir como soporte de costos y deducciones, debe identificar al adquirente. Cuál usar depende de quién vende, a quién y de lo que el cliente necesite. Esta guía es general; su contador puede confirmar el caso concreto.
- Factura electrónica: validación previa DIAN, CUFE, sirve al comprador que necesita soportar costos.
- Documento equivalente POS: venta al público con registradora POS, código CUDE y QR.
- Si el cliente pide factura con su NIT, debe expedirse factura electrónica.
- Los documentos equivalentes no reemplazan la factura cuando esta es exigible.
Cómo funciona
Identifique quién es su cliente: una empresa o persona que necesita soportar costos, o el público en general.
Si el cliente requiere soportar costos y deducciones, expida factura electrónica de venta con sus datos.
Si vende al público con máquina registradora con sistema POS y está dentro del calendario de la DIAN, emita el documento equivalente electrónico POS.
Use siempre la numeración autorizada para cada documento y transmita a la DIAN según corresponda.
Ante dudas sobre cuál documento le corresponde, consulte el portal de la DIAN o a su contador antes de emitir.
Base legal
- Resolución DIAN 000165 de 2023 — Factura electrónica de venta y documentos equivalentes electrónicos.
- Estatuto Tributario, artículo 617 — Requisitos de la factura de venta.
Preguntas frecuentes
¿La factura POS es lo mismo que la factura electrónica?
No. El tiquete o documento equivalente POS es un documento distinto de la factura electrónica de venta, con su propio código (CUDE). Puede servir como soporte de costos solo si identifica al adquirente conforme a la resolución.
¿Puedo pedir factura electrónica aunque me hayan dado un tiquete POS?
Si necesita soportar costos o descontar impuestos, debe solicitar que el documento lo identifique o que se expida factura electrónica a su nombre. Hágalo en el momento de la compra.
¿Qué tienen en común?
Ambos son documentos electrónicos que se generan mediante un sistema habilitado, incluyen código QR y hacen parte del sistema de facturación regulado por la DIAN.
¿4invoices emite factura electrónica o documento equivalente POS?
No. 4invoices crea facturas con la tarifa de impuesto por línea y las descarga en PDF, en cualquier moneda con tipo de cambio. No transmite a la DIAN ni genera CUFE ni CUDE.