E-faktura via Peppol i Sverige
Varför e-faktura till offentlig sektor är obligatorisk, hur Peppol-nätverket fungerar och skillnaden mellan Svefaktura och Peppol BIS.
Sedan april 2019 måste alla upphandlande myndigheter och enheter i Sverige kunna ta emot och behandla elektroniska fakturor i ett strukturerat format. Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling gäller stat, kommuner och regioner, och i praktiken kräver köparna e-faktura av sina leverantörer — inte PDF eller papper. Den europeiska infrastruktur som används kallas Peppol, ett öppet nätverk där köpare och säljare når varandra via certifierade accesspunkter, utan att behöva en egen koppling till varje motpart. Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) ansvarar för regelverket i Sverige. Det äldre svenska Svefaktura-formatet ersätts i praktiken av Peppol BIS Billing, som bygger på den europeiska standarden. Att förstå Peppol är första steget för att fakturera offentlig sektor. Observera att 4invoices skapar fakturor och PDF-filer, men inte skickar e-fakturor över Peppol.
- E-faktura till offentlig sektor är obligatorisk i Sverige sedan april 2019.
- Peppol är ett öppet nätverk där parter når varandra via accesspunkter.
- DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) ansvarar för regelverket.
- Peppol BIS Billing ersätter i praktiken det äldre Svefaktura-formatet.
Så fungerar det
Du kontrollerar om mottagaren är offentlig sektor. Säljer du till en statlig myndighet, en kommun eller en region ska du normalt skicka e-faktura — en PDF via e-post räknas inte som e-faktura i lagens mening, utan måste vara en strukturerad fil.
Du ansluter till Peppol via en accesspunkt. I stället för att koppla upp dig mot varje kund kopplar du dig en gång till en certifierad accesspunkt (många leverantörer av ekonomisystem eller fakturatjänster är också accesspunkter). Därefter når du alla mottagare som finns registrerade i Peppol.
Du slår upp mottagarens Peppol- id. Varje mottagare identifieras med ett id, vanligen baserat på organisationsnummer. Din accesspunkt slår upp id:t i Peppols register (SMP/SML) och vet då vart fakturan ska skickas.
Du skickar fakturan i Peppol BIS Billing. Fakturan paketeras i det strukturerade formatet, valideras mot reglerna och skickas via nätverket. Mottagarens system kan läsa in den utan manuell registrering.
Du får en kvittens. Accesspunkten kan ge besked om leverans. Avvisas fakturan på grund av ett valideringsfel kan du rätta den i stället för att vänta förgäves på betalning.
Rättslig grund
- Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.
- DIGG — Myndigheten för digital förvaltning, regelverk för e-faktura och Peppol.
- EU-direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling.
Vanliga frågor
Är e-faktura obligatorisk i Sverige?
Till offentlig sektor i praktiken ja. Sedan april 2019 ska upphandlande myndigheter och enheter kunna ta emot e-fakturor i ett strukturerat format, och de kräver det normalt av sina leverantörer. Mellan företag (B2B) finns inget generellt krav på e-faktura i Sverige, men det blir allt vanligare.
Vad är Peppol?
Peppol är ett öppet, internationellt nätverk för utbyte av e-fakturor och andra affärsdokument. Du ansluter en gång till en certifierad accesspunkt och kan sedan nå alla andra parter i nätverket, utan att bygga separata kopplingar till varje kund eller leverantör.
Räcker det att skicka en PDF-faktura?
Nej, inte till offentlig sektor. En PDF är en bild av en faktura, inte en strukturerad e-faktura. Kravet gäller ett maskinläsbart format enligt den europeiska standarden, vanligen Peppol BIS Billing. PDF via e-post uppfyller inte kravet.
Vad är skillnaden mellan Svefaktura och Peppol BIS?
Svefaktura är ett äldre svenskt format. Peppol BIS Billing bygger på den gemensamma europeiska standarden EN 16931 och är det format som gäller i Peppol-nätverket. I praktiken ersätter Peppol BIS Svefaktura för fakturering till offentlig sektor.
Kan 4invoices skicka e-faktura via Peppol?
Nej. 4invoices skapar fakturor med moms per rad, valfri valuta och växelkurs, och du laddar ner fakturan som PDF. Tjänsten är inte ansluten till Peppol och skickar inga e-fakturor. Till offentlig sektor behöver du en accesspunkt eller ett system som stöder Peppol. Du kan testa 4invoices i 6 månader utan kort.