Fakturakrav och bokföringslagen
Vilka uppgifter en faktura måste innehålla, vad bokföringslagen kräver av verifikationer och hur länge du måste arkivera fakturor.
En faktura är inte bara en betalningsbegäran utan också en verifikation i bokföringen — och därför ställer lagen krav på vad den ska innehålla. Mervärdesskattelagen anger de obligatoriska fakturauppgifterna: fakturadatum och löpnummer, säljarens och köparens namn och adress, säljarens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer, varornas eller tjänsternas art och omfattning, beskattningsunderlaget per momssats, momssatsen och momsbeloppet. Bokföringslagen kräver i sin tur att varje affärshändelse styrks av en verifikation och att räkenskapsinformationen bevaras. Räkenskapsinformation ska som regel bevaras till och med sjunde året efter räkenskapsårets utgång. Tar du emot en faktura elektroniskt ska den som huvudregel också bevaras elektroniskt. Att fakturera rätt från början sparar både rättelser och problem vid en eventuell granskning. 4invoices skapar fakturan och PDF:en, men arkiverar den inte med rättslig giltighet.
- Mervärdesskattelagen anger de obligatoriska uppgifterna på en faktura.
- Bland kraven: fakturanummer, datum, parternas uppgifter, moms per sats.
- Bokföringslagen kräver verifikation för varje affärshändelse.
- Räkenskapsinformation ska som regel bevaras till och med sjunde året efter räkenskapsårets utgång.
Så fungerar det
Du ser till att de obligatoriska uppgifterna finns. En fullständig faktura ska enligt mervärdesskattelagen innehålla fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens och köparens namn och adress, säljarens organisations- eller momsregistreringsnummer, samt vad som sålts.
Du redovisar momsen korrekt. Fakturan ska visa beskattningsunderlaget (beloppet utan moms) per momssats, vilken momssats som tillämpas och momsbeloppet. Säljer du momsfritt eller med omvänd skattskyldighet ska det framgå med en hänvisning.
Du behandlar fakturan som en verifikation. Enligt bokföringslagen ska varje affärshändelse styrkas av en verifikation. Fakturan — utgående eller inkommande — är just en sådan verifikation och ska bokföras och kunna kopplas till bokföringsposten.
Du bevarar räkenskapsinformationen. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation bevaras under bevarandetiden, som regel till och med sjunde året efter räkenskapsårets utgång. En faktura som tagits emot elektroniskt ska som huvudregel bevaras i sitt elektroniska format.
Du håller ordning för granskning. Vid en granskning från Skatteverket eller vid revision ska fakturor och verifikationer kunna tas fram och stämma mot bokföringen. Du behöver själv se till att fakturorna sparas ordnat och oförändrade.
Rättslig grund
- Mervärdesskattelagen (2023:200) — obligatoriska uppgifter på faktura.
- Bokföringslagen (1999:1078) — verifikationer och arkivering av räkenskapsinformation.
- Skatteverket — krav på fakturans innehåll och bevarande.
Vanliga frågor
Vilka uppgifter måste en faktura innehålla?
Enligt mervärdesskattelagen bland annat fakturadatum, ett unikt löpnummer, säljarens och köparens namn och adress, säljarens organisations- eller momsregistreringsnummer, vad som sålts, beskattningsunderlaget per momssats samt momssatsen och momsbeloppet.
Hur länge måste jag spara fakturor?
Räkenskapsinformation, dit fakturor hör, ska enligt bokföringslagen bevaras under bevarandetiden — som regel till och med sjunde året efter räkenskapsårets utgång. En elektronisk faktura ska som huvudregel bevaras elektroniskt.
Vad är en verifikation enligt bokföringslagen?
En verifikation är det underlag som styrker en affärshändelse, till exempel en faktura, ett kvitto eller ett bankbesked. Bokföringslagen kräver att varje affärshändelse har en verifikation som kan kopplas till bokföringsposten.
Måste en förenklad faktura innehålla allt detta?
Vid mindre belopp får en förenklad faktura användas, med färre uppgifter. Den ska ändå innehålla datum, säljarens identitet, vad som sålts och momsbeloppet eller uppgifter som gör att momsen kan räknas ut. För större belopp och B2B krävs en fullständig faktura.
Uppfyller 4invoices kraven på fakturor och arkivering?
4invoices låter dig skapa fakturor med moms per rad, valfri valuta och växelkurs samt ladda ner dem som PDF. Du ansvarar själv för att fakturan innehåller alla obligatoriska uppgifter. Tjänsten arkiverar inte fakturor med rättslig giltighet och ger ingen garanti för att kraven är uppfyllda.
Måste jag spara en e-faktura i elektroniskt format?
Ja, som huvudregel. En faktura som tagits emot i elektroniskt format ska bevaras elektroniskt under hela bevarandetiden, så att den kan tas fram oförändrad vid en granskning. Att skriva ut den på papper räcker normalt inte för att uppfylla kravet.