Format för e-faktura och EN 16931
Vad den europeiska standarden EN 16931 innebär, hur Peppol BIS Billing bygger på den och varför valideringen är avgörande.
En e-faktura är inte ett dokument du läser med ögat utan en strukturerad fil som mottagarens system läser maskinellt. För att en faktura ska kunna skickas mellan olika system i hela Europa krävs en gemensam grammatik: den europeiska standarden EN 16931. Den definierar vilka uppgifter en e-faktura ska innehålla och vad varje fält betyder — säljare, köpare, fakturanummer, momssatser, totaler och betalvillkor. Peppol BIS Billing är den konkreta tillämpning av EN 16931 som används i Peppol-nätverket, med svenska tillägg där det behövs. Innan en faktura skickas valideras den mot standardens regler: saknas ett obligatoriskt fält eller är en summa inkonsekvent stoppas fakturan direkt. Att känna till formatet hjälper dig att förstå varför en faktura ibland avvisas och hur du undviker det.
- EN 16931 är den europeiska semantiska standarden för e-faktura.
- Peppol BIS Billing är tillämpningen av EN 16931 i Peppol-nätverket.
- En strukturerad faktura läses maskinellt — inte som en bild eller PDF.
- Fakturan valideras mot reglerna av det system som skickar den; fel stoppar leveransen.
Så fungerar det
Du utgår från en semantisk modell. EN 16931 beskriver innehållet i en faktura oberoende av teknik: vilka uppgifter som är obligatoriska (säljarens och köparens identitet, fakturanummer, datum, momssatser, totaler) och vilka som är frivilliga. Det är fakturans gemensamma ordbok.
Formatet uttrycks i ett strukturerat språk. Den semantiska modellen omsätts till en teknisk fil, vanligen i syntaxen UBL. Peppol BIS Billing anger exakt hur fälten ska fyllas i för att fungera i nätverket, inklusive svenska krav på till exempel organisationsnummer.
Systemet fyller i fälten. Ett ekonomisystem som stöder e-faktura mappar dina uppgifter — kund, rader, moms, betalvillkor — till rätt fält i formatet, så att du inte behöver känna till den tekniska strukturen.
Fakturan valideras mot regelverket. Innan en e-faktura skickas körs den i regel genom valideringsregler (Schematron) som kontrollerar att alla obligatoriska fält finns, att momsen är korrekt uträknad och att totalerna stämmer. Brister stoppar fakturan med ett tydligt felmeddelande.
En giltig faktura kan läsas av mottagaren. Eftersom fakturan följer EN 16931 och Peppol BIS kan en mottagare i nätverket läsa in den maskinellt, oavsett vilket affärssystem de använder. Standarden är det som gör interoperabiliteten möjlig.
Rättslig grund
- EN 16931 — europeisk standard för den semantiska datamodellen för e-faktura.
- Peppol BIS Billing 3.0 — specifikation för e-faktura i Peppol-nätverket.
- EU-direktiv 2014/55/EU samt DIGG:s tillämpning av standarden i Sverige.
Vanliga frågor
Vad är EN 16931?
EN 16931 är den europeiska standarden som definierar den semantiska modellen för en e-faktura: vilka uppgifter den ska innehålla och vad varje fält betyder. Den gör att fakturor kan utbytas mellan olika system och länder enligt en gemensam grammatik.
Är Peppol BIS samma sak som EN 16931?
Inte riktigt. EN 16931 är den underliggande standarden. Peppol BIS Billing är den konkreta tillämpningen av standarden i Peppol-nätverket, med tekniska regler och nationella anpassningar. En faktura i Peppol BIS uppfyller EN 16931.
Vad innebär att fakturan är strukturerad?
Det innebär att varje uppgift ligger i ett eget definierat fält som ett system kan läsa automatiskt — till skillnad från en PDF, som bara är en bild. Mottagaren behöver då inte registrera fakturan manuellt; den läses in direkt i affärssystemet.
Varför avvisas min e-faktura ibland?
För att den inte klarade valideringen. Reglerna kontrollerar att obligatoriska fält finns, att momsen är korrekt och att totalerna stämmer. Saknas ett fält eller är en summa inkonsekvent stoppas fakturan. Ett system som stöder e-faktura visar normalt felet så att du kan rätta det.
Skapar 4invoices e-fakturor enligt EN 16931?
Nej. 4invoices skapar vanliga fakturor med moms per rad, valfri valuta och växelkurs, och du laddar ner dem som PDF. Tjänsten skapar inte strukturerade e-fakturor (UBL, Peppol BIS) och validerar inte mot EN 16931. Testperioden är 6 månader utan kort.