XRechnung und ZUGFeRD — die zwei deutschen E-Rechnungs-Formate
Reines XML oder PDF mit eingebettetem XML: Unterschiede, Einsatzbereich und Grenzen.
Für die deutsche E-Rechnungspflicht sind vor allem zwei Formate relevant. XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und wird von öffentlichen Auftraggebern verlangt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beide Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Ein gewöhnliches PDF ist dagegen keine E-Rechnung.
- XRechnung: reine XML-Datei, Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1 zulässig (ohne MINIMUM und BASIC-WL).
- Beide Formate basieren auf EN 16931.
- Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.
So funktioniert es
Klären Sie, wer Ihr Empfänger ist. Bei Bundesbehörden und vielen öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung vorgeschrieben. Im B2B-Bereich einigen sich die Partner meist auf ein Format; zulässig sind XRechnung, ZUGFeRD und andere EN-16931-konforme Formate.
Die Inhalte der Rechnung sind in beiden Formaten dieselben. Sie ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag.
Bei der XRechnung liegt die Rechnung als XML-Datei vor. Sie ist für Menschen nur mit einem Viewer lesbar. Deshalb wird sie meist über ein Portal oder ein Netzwerk übermittelt, das der Empfänger vorgibt.
Bei ZUGFeRD sieht der Empfänger ein normales PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind. Die Software des Empfängers liest das XML aus.
Bewahren Sie die Originaldatei auf. Bei ZUGFeRD darf das eingebettete XML nicht entfernt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b UStG 8 Jahre.
Rechtsgrundlagen
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 1 (Begriff der elektronischen Rechnung) und Abs. 4 (Pflichtangaben).
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung.
- EN 16931 — Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung.
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): XRechnung-Standard.
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ZUGFeRD-Spezifikation.
Häufig gestellte Fragen
Welches Format soll ich als kleines Unternehmen wählen?
Das hängt vom Empfänger und von Ihrer Software ab. ZUGFeRD ist für Menschen lesbar wie ein PDF, XRechnung ist reines XML. Beide sind zulässig. Wichtig ist, dass Ihr Empfänger das Format verarbeiten kann; sprechen Sie das vorab ab.
Kann ich ein PDF oder eine Excel-Tabelle als E-Rechnung schicken?
Nein. Ein reines PDF, Papier oder eine Excel-Datei ist eine sonstige Rechnung. Sie ist bis Ende 2026 (bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027) noch zulässig, danach nicht mehr für inländische B2B-Umsätze.
Erzeugt 4invoices XRechnung oder ZUGFeRD?
Nein. 4invoices erzeugt keine XRechnung- und keine ZUGFeRD-Dateien, prüft keine Formate gegen den KoSIT-Validator und sendet nichts über Peppol oder an Portale. Sie erstellen Rechnungen mit Steuersatz je Position und laden ein PDF herunter. Für die Übergangszeit kann dieses PDF als sonstige Rechnung dienen, wenn der Empfänger zustimmt.
Was ist die ZRE?
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) nimmt E-Rechnungen an Bundesbehörden entgegen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erfragen Sie die Leitweg-ID und den Übermittlungsweg beim Auftraggeber.
Was ist mit handschriftlichen Quittungen?
Eine Quittung ist nur dann eine Rechnung, wenn sie die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, oder als Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro die Angaben nach § 33 UStDV. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.