Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG
Diese zehn Angaben braucht eine Rechnung, damit Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen kann.
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde die Vorsteuer unter Umständen nicht abziehen, und Sie müssen die Rechnung berichtigen. Die Angaben sind: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Befreiungshinweis, gegebenenfalls Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Empfängers und bei Ausstellung durch den Empfänger die Bezeichnung "Gutschrift". Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden.
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer.
- Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Leistung.
- Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Ausstellung binnen sechs Monaten nach Ausführung der Leistung.
So funktioniert es
Tragen Sie Ihre vollständigen Daten und die des Kunden ein: Name, Anschrift, dazu Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Die Steuernummer stammt aus dem Bescheid des Finanzamts, die USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern.
Vergeben Sie eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Sie darf nicht doppelt vergeben werden. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, wenn jede Nummer eindeutig ist.
Beschreiben Sie Menge und Art der Leistung so, dass sie erkennbar ist, und nennen Sie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Ist er mit dem Rechnungsdatum identisch, genügt ein Hinweis darauf.
Weisen Sie das Entgelt nach Steuersätzen aus, dazu den Steuersatz und den Steuerbetrag. Bei steuerfreien Umsätzen nennen Sie stattdessen den Grund der Befreiung, bei Kleinunternehmern den Hinweis auf § 19 UStG.
Stellen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten aus. Für Rechnungen an inländische Unternehmer gilt zusätzlich der Zeitplan der E-Rechnungspflicht; bis dahin sind PDF und Papier als sonstige Rechnung zulässig.
Rechtsgrundlagen
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 2 (Frist, Gutschrift) und Abs. 4 (Pflichtangaben).
- UStG § 14a — zusätzliche Angaben in besonderen Fällen; § 14c — unrichtiger Steuerausweis.
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Muss die Rechnungsnummer wirklich lückenlos sein?
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Lücken sind deshalb nicht in jedem Fall ein Fehler, doppelte Nummern aber schon. Achten Sie darauf, stornierte oder geänderte Rechnungen nachvollziehen zu können.
Was ist, wenn das Leistungsdatum fehlt?
Der Zeitpunkt der Leistung ist eine Pflichtangabe. Fehlt er, ist die Rechnung mangelhaft und muss berichtigt werden, sonst kann der Empfänger den Vorsteuerabzug verlieren. Ist er mit dem Rechnungsdatum identisch, reicht der Hinweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.
Kann ich Steuernummer und USt-IdNr. verwechseln?
Sie müssen eine von beiden angeben. Beide sind unterschiedliche Nummern: die Steuernummer vergibt Ihr Finanzamt, die USt-IdNr. das Bundeszentralamt für Steuern. Bei Geschäften mit EU-Unternehmern ist die USt-IdNr. zusätzlich erforderlich.
Füllt 4invoices die Pflichtangaben automatisch aus oder prüft es sie?
Nein. In 4invoices tragen Sie die Angaben selbst ein: Empfänger, Positionen, Steuersatz je Position, Währung mit Wechselkurs. Das Programm erstellt daraus eine PDF-Rechnung, prüft aber nicht, ob alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden sind, und verifiziert keine Steuernummern.
Gelten die Angaben auch für Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen bis 250 Euro gelten reduzierte Angaben nach § 33 UStDV. Details auf der Seite zur Kleinbetragsrechnung.