Gutschrift, Stornorechnung und Rechnungskorrektur richtig ausstellen
Drei Begriffe, die oft verwechselt werden: was sie bedeuten und was Sie in der Rechnung angeben müssen.
Im Alltag heißt jede Rechnungsminderung "Gutschrift". Im Umsatzsteuerrecht hat das Wort eine engere Bedeutung: Nach § 14 Abs. 2 UStG ist eine Gutschrift eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger im Namen des Leistenden ausstellt, wenn das vorher vereinbart wurde. Sie muss als "Gutschrift" bezeichnet sein. Eine Rechnungskorrektur, die der Aussteller selbst vornimmt, ist dagegen ein Korrekturbeleg oder eine Stornorechnung. Werden Entgelt oder Steuer nachträglich gemindert, müssen beide Seiten die Umsatzsteuer nach § 17 UStG berichtigen. Wurde zu viel Steuer ausgewiesen, schulden Sie den Mehrbetrag nach § 14c UStG, bis Sie die Rechnung berichtigen.
- Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG: vom Empfänger ausgestellt, vorher vereinbart, als "Gutschrift" bezeichnet.
- Korrekturbeleg oder Stornorechnung: vom Aussteller selbst, bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnung.
- Minderung des Entgelts: Berichtigung der Umsatzsteuer nach § 17 UStG.
- Zu hoher Steuerausweis: Schuld des Mehrbetrags nach § 14c UStG bis zur Berichtigung.
So funktioniert es
Klären Sie, wer den Beleg ausstellt. Der Aussteller der ursprünglichen Rechnung erstellt einen Korrekturbeleg oder eine Stornorechnung. Nur wenn Sie mit dem Kunden vereinbart haben, dass er abrechnet, ist es eine Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG.
Beziehen Sie sich im Beleg auf die ursprüngliche Rechnung, mit Nummer und Datum. Wie bei jeder Rechnung müssen Aussteller, Empfänger, Datum, eigene fortlaufende Nummer und die Beträge erkennbar sein.
Weisen Sie den Minderungsbetrag mit dem zugehörigen Steuersatz und Steuerbetrag aus. So kann der Empfänger seine Vorsteuer entsprechend anpassen.
Bei einer Gutschrift des Empfängers bezeichnen Sie das Dokument als "Gutschrift". Widerspricht der Leistende der Gutschrift, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung.
Bei falschem Steuerausweis berichtigen Sie die Rechnung. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind Rechnungskorrekturen und Gutschriften ab Beginn der Pflicht ebenfalls im strukturierten Format auszustellen, wenn sie eine E-Rechnung betreffen.
Rechtsgrundlagen
- Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 2 — Gutschrift; § 14c — unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis.
- UStG § 17 — Änderung der Bemessungsgrundlage.
- Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben zur obligatorischen elektronischen Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?
Eine Gutschrift im Sinne des UStG stellt der Leistungsempfänger im Namen des Leistenden aus. Eine Stornorechnung stellt der ursprüngliche Aussteller aus, um seine Rechnung ganz oder teilweise aufzuheben. Im Alltag werden beide Begriffe oft vermischt.
Muss ich die Umsatzsteuer nach einer Gutschrift korrigieren?
Ja. Mindert sich das Entgelt, berichtigen Sie als Leistender Ihre Umsatzsteuer, und der Empfänger berichtigt seinen Vorsteuerabzug (§ 17 UStG). Wann das im Voranmeldungszeitraum geschieht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was passiert bei zu hohem Steuerausweis?
Sie schulden den zu hoch ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG, bis Sie die Rechnung berichtigen. Eine Berichtigung erfolgt durch ein Dokument, das sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Kann ich mit 4invoices eine Gutschrift oder Stornorechnung erstellen?
4invoices bietet keine eigene Gutschrift- oder Storno-Funktion mit rechtlicher Prüfung. Sie können eine neue Rechnung mit eigenem Beleg erstellen, die Beträge und den Bezug auf die ursprüngliche Rechnung selbst eintragen und als PDF herunterladen. Die steuerliche Behandlung übernimmt das Programm nicht.
Gelten Korrekturen auch für Kleinunternehmer?
Ja, auch Kleinunternehmer können Rechnungen korrigieren. Sie weisen dabei weiterhin keine Umsatzsteuer aus.