Skift fra e-conomic eller Dinero til 4invoices
Hvordan du flytter dit fakturaarbejde fra et andet system uden at miste bilag.
Bruger du e-conomic, Dinero eller Billy i dag og vil prøve 4invoices til fakturaerne, er det vigtigt at vide, hvad 4invoices er: et værktøj til at oprette fakturaer med moms pr. linje, i valgfri valuta med kurs, og downloade dem som PDF. Det har ingen import fra e-conomic, Dinero eller Billy og ingen forbindelse til dem. Kunder og varer indtastes, og der kan ikke overføres kontoplan, åbne poster eller bogføringshistorik. Bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i fem år efter regnskabsårets udløb, også efter et systemskifte, så det gamle system skal enten holdes åbent, eller materialet skal eksporteres og gemmes efter reglerne. 4invoices er ikke et bogføringssystem og erstatter ikke dit registrerede system, hvis du er omfattet af kravet.
- 4invoices har ingen import fra e-conomic, Dinero eller Billy.
- Kunder og varer indtastes manuelt i 4invoices.
- Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år, også efter systemskifte.
- 4invoices er ikke et bogføringssystem og erstatter ikke dit registrerede system.
Sådan virker det
Afklar hvad du vil bruge 4invoices til. Til at oprette fakturaer og downloade dem som PDF passer det. Til bogføring, momsangivelse og lovpligtig opbevaring skal du bruge et bogføringssystem.
Eksporter dit materiale fra det gamle system. De fleste systemer kan udtrække kundelister og fakturaer. Tjek udbyderens vejledning for formater og for, hvor længe du har adgang efter en opsigelse.
Opret kunder og varer i 4invoices. De skal indtastes manuelt, efterhånden som du udsteder fakturaer. Der er ingen automatisk overførsel.
Vælg en skæringsdag for nummerrækken. Fakturaer udstedt før skæringsdagen ligger i det gamle system. Sørg for, at nummereringen er fortløbende og entydig.
Sørg for opbevaringen. Behold adgang til det gamle system, eller eksporter bilagene og gem dem efter bogføringslovens krav i fem år.
Lovgrundlag
- Bogføringsloven — opbevaring af regnskabsmateriale i fem år, uanset systemskifte.
- Erhvervsstyrelsen — vejledning om bogføringsloven og registrerede bogføringssystemer.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg importere kunder og fakturaer fra e-conomic eller Dinero til 4invoices?
Nej. 4invoices har ingen import og ingen forbindelse til e-conomic, Dinero eller Billy. Kunder og varer indtastes manuelt.
Mister jeg min bogføringshistorik, når jeg skifter system?
Ikke hvis du sørger for at opbevare den. Bogføringsloven kræver som udgangspunkt fem års opbevaring. Hold det gamle system åbent, eller eksporter materialet, så det kan fremlægges.
Kan jeg køre 4invoices og mit gamle system parallelt?
Ja, hvis du kun bruger 4invoices til at oprette fakturaer og bogfører i dit eksisterende system. Sørg for, at fakturanumrene ikke overlapper, og at hver faktura bogføres ét sted.
Kan 4invoices erstatte mit bogføringssystem?
Nej. 4invoices bogfører ikke, opgør ikke moms, arkiverer ikke med juridisk gyldighed og er ikke registreret hos Erhvervsstyrelsen. Er du omfattet af kravet om digital bogføring, skal du bruge et bogføringssystem.