E-faktura via Peppol, NemHandel og OIOUBL
Hvordan e-faktura til det offentlige fungerer i Danmark — NemHandel, Peppol, OIOUBL og den europæiske standard EN 16931.
Offentlige myndigheder i Danmark modtager fakturaer som strukturerede elektroniske dokumenter, ikke som almindelige PDF-filer i en e-mail. Infrastrukturen hedder NemHandel, og den er koblet til det europæiske Peppol-netværk. Selve fakturaen er en XML-fil i et af de godkendte formater, i dag typisk OIOUBL eller Peppol BIS Billing, som begge bygger på EN 16931. Erhvervsstyrelsen har meddelt, at Danmark på sigt går over til én fælles Peppol-baseret specifikation, og OIOUBL udfases i den forbindelse; tidsplanen er offentliggjort af Erhvervsstyrelsen og bør tjekkes på nemhandel.dk. Modtageren identificeres med en elektronisk adresse, typisk et EAN/GLN-lokationsnummer eller et CVR-nummer registreret i NemHandel. 4invoices er ikke tilsluttet NemHandel eller Peppol og danner ikke OIOUBL eller Peppol BIS. Det opretter fakturaer med moms pr. linje og giver dem som PDF.
- Det offentlige modtager e-faktura som struktureret XML — ikke som PDF i en e-mail.
- NemHandel ruter dokumenter i Danmark; Peppol forbinder Danmark med resten af Europa.
- OIOUBL og Peppol BIS Billing bygger begge på EN 16931; OIOUBL er på vej til at blive udfaset.
- 4invoices sender ikke e-faktura og har ingen forbindelse til NemHandel eller Peppol.
Sådan virker det
Afklar, hvem du fakturerer. Sælger du til stat, region eller kommune, skal fakturaen sendes som e-faktura. En PDF vedhæftet en e-mail er ikke en e-faktura.
Find modtagerens elektroniske adresse. Myndigheden oplyser typisk et EAN/GLN-lokationsnummer på 13 cifre eller et CVR-nummer, der er registreret i NemHandel. Adressen bestemmer, hvortil dokumentet ruteres.
Vælg et system, der kan danne og sende formatet. Det kræver et faktureringssystem eller en tjenesteudbyder med adgang til NemHandel eller Peppol (et såkaldt access point). Det er ikke noget, et almindeligt PDF-værktøj kan.
Brug 4invoices til det, det kan. Du kan oprette en faktura med korrekt moms pr. linje og downloade den som PDF, fx til private kunder og virksomheder, der accepterer PDF. Til offentlige modtagere skal du bruge et system med NemHandel- eller Peppol-adgang.
Tjek Erhvervsstyrelsens aktuelle krav. Formater og versioner ændres, mens Danmark går over til Peppol. De gældende specifikationer og datoer findes på nemhandel.dk.
Lovgrundlag
- Erhvervsstyrelsen (nemhandel.dk) — NemHandel, gældende specifikationer og overgangen til Peppol.
- OIOUBL — dansk format for elektroniske handelsdokumenter, forvaltet af Erhvervsstyrelsen.
- EN 16931 — den europæiske standard for elektronisk faktura.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på NemHandel og Peppol?
NemHandel er den danske infrastruktur til elektroniske handelsdokumenter. Peppol er det fælleseuropæiske netværk. Erhvervsstyrelsen arbejder på, at Danmark går over til Peppol-baserede specifikationer, så de to i praksis vokser sammen.
Hvad er OIOUBL?
OIOUBL er det danske XML-format for elektroniske fakturaer, kreditnotaer og andre handelsdokumenter, forvaltet af Erhvervsstyrelsen. Det bygger på UBL. Erhvervsstyrelsen har meddelt, at det på sigt afløses af en fælles Peppol-baseret specifikation.
Skal jeg sende e-faktura til private virksomheder også?
Kravet om e-faktura gælder ved salg til det offentlige. Mellem private virksomheder er der ikke et generelt lovkrav om Peppol-faktura i Danmark, men enkelte kunder ønsker det. Aftal formatet med kunden.
Kan 4invoices sende e-faktura via NemHandel eller Peppol?
Nej. 4invoices opretter fakturaer med moms pr. linje i den valuta, du vælger, og giver dem som PDF. Det udsteder ikke OIOUBL eller Peppol-dokumenter og er ikke tilsluttet NemHandel eller Peppol. Til offentlige modtagere skal du bruge et system, der er.