Náležitosti faktury a daňový doklad
Jaké povinné údaje musí obsahovat daňový doklad, jak se liší faktura neplátce a plátce DPH, kdy stačí zjednodušený doklad a jak dlouho doklady archivovat.
Faktura je v Česku obchodní doklad, ale teprve splní-li zákonné náležitosti, stává se daňovým dokladem, o který se opírá nárok na odpočet DPH a zaúčtování. U plátce DPH musí daňový doklad obsahovat zejména označení dodavatele a odběratele včetně DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení a datum uskutečnění plnění, jednotkovou cenu, základ daně, sazbu a výši DPH. Neplátce vystavuje fakturu bez údajů o DPH, ale s identifikací stran a plnění. Pro nižší částky lze použít zjednodušený daňový doklad s menším rozsahem údajů. Doklady je nutné archivovat po zákonem stanovenou dobu a provázat je s účetnictvím. Zkontrolujte, aby žádná povinná náležitost nechyběla.
- Faktura se stává daňovým dokladem, až splní zákonné náležitosti.
- Daňový doklad plátce obsahuje DIČ stran, předmět plnění, základ daně, sazbu a výši DPH.
- Pro nižší částky lze vystavit zjednodušený daňový doklad s menším rozsahem údajů.
- Doklady se archivují po zákonem stanovenou dobu a provazují s účetnictvím.
Jak to funguje
Rozlišíte fakturu a daňový doklad. Každý daňový doklad je faktura, ale fakturou rozumíme i doklad neplátce bez DPH. Daňovým dokladem v užším smyslu je doklad, který splňuje náležitosti zákona o DPH a opírá se o něj nárok na odpočet.
Uvedete povinné údaje. U plátce jde zejména o identifikaci dodavatele a odběratele včetně DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění, jednotkovou cenu, základ daně, sazbu a výši daně.
Zvolíte typ dokladu. Pro plnění nepřesahující zákonný limit lze vystavit zjednodušený daňový doklad, který nemusí obsahovat všechny údaje (například podrobné údaje o odběrateli). Typ dokladu volíte podle částky a zákonného limitu, který si ověřte.
Neplátce fakturuje bez DPH. Faktura neplátce obsahuje identifikaci stran, číslo dokladu, předmět a cenu plnění a datum, ale neuvádí sazbu ani výši DPH. Doklad přesto musí být úplný a dohledatelný.
Archivujete a provazujete s účetnictvím. Vystavené i přijaté doklady uchováváte po zákonem stanovenou dobu a provazujete je s účetními a daňovými evidencemi, aby při kontrole vše navazovalo.
Právní základ
- Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH — náležitosti daňového dokladu a zjednodušený daňový doklad.
- Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví — archivace účetních dokladů.
- Zákon o DPH — lhůty pro uchování daňových dokladů a jejich věrohodnost.
Často kladené otázky
Jaký je rozdíl mezi fakturou a daňovým dokladem?
Faktura je obecný obchodní doklad; daňovým dokladem se stává tehdy, splní-li náležitosti podle zákona o DPH. O daňový doklad se opírá nárok na odpočet DPH. Neplátce vystavuje fakturu bez údajů o dani, plátce vystavuje daňový doklad se všemi povinnými údaji.
Jaké údaje musí daňový doklad obsahovat?
U plátce zejména označení dodavatele a odběratele včetně DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění, jednotkovou cenu, základ daně, sazbu a výši DPH. Některé údaje se liší u zjednodušeného dokladu.
Kdy mohu vystavit zjednodušený daňový doklad?
Zjednodušený daňový doklad lze použít pro plnění, jejichž celková částka nepřesahuje zákonný limit. Nemusí obsahovat všechny údaje běžného dokladu — například podrobnou identifikaci odběratele. Limit a podmínky ověřte v zákoně o DPH; 4invoices typ dokladu podle částky nevybírá.
Jak dlouho musím faktury archivovat?
Daňové i účetní doklady je nutné uchovávat po dobu stanovenou zákonem o DPH a zákonem o účetnictví. Po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladů. Konkrétní lhůty ověřte v zákoně o DPH a zákoně o účetnictví.
Postará se o náležitosti software?
Částečně. V 4invoices zadáte údaje stran, DIČ, položky, DPH u každé položky a datumy a stáhnete PDF. Nekontroluje ale úplnost náležitostí, nezaručuje soulad s předpisy a neslouží jako právně platný archiv. Šest měsíců zdarma bez karty.