Elektronická fakturace: ISDOC a Peppol
Co je strukturovaná e-faktura, jak spolu souvisí formát ISDOC, norma EN 16931 a síť Peppol, a kdy je elektronická faktura povinná vůči veřejné správě.
Elektronická faktura není PDF poslané e-mailem. Je to strukturovaný dokument ve strojově čitelném formátu, který přijímající systém zpracuje bez ručního přepisování. V Česku je domácím standardem ISDOC (Information System Document) — otevřený formát v XML, který podporuje většina českých účetních programů. Pro přeshraniční fakturaci a pro veřejnou správu se prosazuje evropská norma EN 16931 a síť Peppol, přes kterou se faktury bezpečně doručují mezi odesílatelem a příjemcem. Veřejná správa (B2G) je povinna elektronické faktury přijímat a stále častěji je i vyžaduje. V Česku zatím není elektronická fakturace mezi firmami (B2B) obecně povinná; ověřte si aktuální stav u Finanční správy. Pochopit rozdíl mezi ISDOC, EN 16931 a Peppol je prvním krokem k přípravě.
- Elektronická faktura = strukturovaný XML doklad, ne PDF poslané e-mailem.
- ISDOC je český otevřený formát, který podporuje většina účetních programů.
- EN 16931 je evropská norma; Peppol je síť pro bezpečné doručení faktury.
- Veřejná správa (B2G) musí elektronické faktury přijímat a často je vyžaduje.
Jak to funguje
Rozlišíte formát a přenosovou síť. Formát (ISDOC nebo Peppol BIS podle EN 16931) určuje strukturu dat ve faktuře; síť Peppol určuje, jak se doklad bezpečně doručí příjemci přes registrovaný přístupový bod.
Vystavíte fakturu v programu, který umí exportovat ISDOC. Doklad obsahuje strukturovaná pole — odběratele, DIČ, položky, sazby DPH a součty — takže ho účetní systém protistrany může načíst bez ručního přepisu.
Pro tuzemské partnery se používá zpravidla ISDOC; pro veřejnou správu a pro zahraničí formát podle EN 16931 doručený přes Peppol. Variantu volíte podle požadavku příjemce.
Veřejná správa (B2G) je povinna elektronické faktury přijímat. Způsob doručení (například přes Peppol) určuje konkrétní zadavatel nebo úřad; ověřte si jeho požadavky.
Faktury archivujete po zákonem stanovenou dobu. Strukturovaný formát zároveň usnadňuje zpracování dat v účetnictví.
Právní základ
- Směrnice 2014/55/EU a norma EN 16931 — elektronická fakturace při veřejných zakázkách.
- Otevřená specifikace formátu ISDOC spravovaná v rámci českých účetních standardů.
- Peppol BIS Billing — mezinárodní specifikace pro doručení faktury přes síť Peppol.
Často kladené otázky
Je PDF faktura elektronická faktura?
V právním smyslu strukturované e-fakturace nikoli. PDF je obrazový dokument, který musí příjemce přepsat nebo vytěžit. Elektronická faktura podle EN 16931 (a český ISDOC) je strukturovaný XML doklad, který přijímající systém zpracuje automaticky. PDF lze přiložit jako čitelnou vizualizaci, ale nositelem dat je struktura.
Co je ISDOC?
ISDOC (Information System Document) je český otevřený formát elektronické faktury v XML. Podporuje ho většina tuzemských účetních a fakturačních programů, takže si firmy mohou doklady předávat strojově čitelně. Je to de facto domácí standard pro elektronickou fakturaci mezi českými subjekty.
K čemu slouží síť Peppol?
Peppol je mezinárodní síť pro bezpečné doručování elektronických dokladů. Odesílatel i příjemce se připojí přes registrovaný přístupový bod a faktura podle normy EN 16931 (Peppol BIS) putuje přímo do systému protistrany. Používá se zejména pro veřejnou správu a pro přeshraniční fakturaci v EU.
Musím veřejné správě posílat elektronickou fakturu?
Veřejná správa je povinna elektronické faktury přijímat. Konkrétní formát a kanál doručení určuje zadavatel, proto si jeho požadavky ověřte předem. 4invoices strukturovanou e-fakturu nevystavuje ani neodesílá (viz poslední otázka).
Musím XML vytvářet ručně?
Záleží na programu, který používáte. Program s podporou ISDOC nebo Peppol ho generuje z údajů faktury. 4invoices ISDOC ani Peppol neumí: vytvoří fakturu s DPH u každé položky, v libovolné měně s kurzem, a stáhnete ji jako PDF. Šest měsíců zdarma bez karty.