La paie canadienne se décompose en plusieurs feuillets fiscaux distincts. Pour vos employés, vous produisez un T4 par employé et par année et, au Québec, un Relevé 1 (RL-1) en plus. Pour certains paiements à des travailleurs autonomes, c'est un T4A. Quand un employé subit un arrêt de rémunération — mise à pied, démission, fin d'emploi —, vous devez produire un relevé d'emploi (RE) pour Service Canada. Chacun de ces documents a ses propres règles, délais et pénalités. Ce guide est informatif : 4invoices est un logiciel de facturation et ne gère ni la paie ni ces feuillets — utilisez un logiciel de paie ou votre comptable.
Le T4 et son équivalent québécois, le Relevé 1
Pour chaque employé, vous produisez un T4 pour l'année civile, au plus tard le dernier jour de février de l'année suivante. Pour les employés au Québec, vous produisez en plus un Relevé 1 pour Revenu Québec, qui présente des informations semblables selon les règles québécoises. Les deux feuillets doivent être cohérents avec vos registres de paie et vos versements de retenues.
Le relevé d'emploi (RE) à la cessation
Quand un employé subit un arrêt de rémunération — mise à pied, démission, fin de contrat, congé de maternité ou de maladie —, vous devez produire un RE. Produit par voie électronique, il est généralement dû dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'arrêt survient. Le RE indique le motif de l'arrêt (code), les heures assurables et la rémunération assurable ; Service Canada s'en sert pour établir l'admissibilité à l'assurance-emploi.
Le T4A pour les travailleurs autonomes
Certains paiements à des travailleurs autonomes (par exemple des honoraires de plus de 500 $ dans l'année, ou des paiements sur lesquels vous avez retenu de l'impôt) doivent être déclarés sur un T4A. Pour des services rendus au Canada par des non-résidents, une retenue de 15 % (article 105 du Règlement) s'applique en général, déclarée sur un T4A-NR. Côté facturation, vos contractuels peuvent vous facturer avec 4invoices — mais la production des feuillets reste hors du produit.
La paie canadienne, vue d'ensemble
Le calcul de la paie au Canada implique plusieurs retenues à la source à chaque période de paie : l'impôt fédéral, l'impôt provincial, le Régime de pensions du Canada (RPC) ou le Régime de rentes du Québec (RRQ), l'assurance-emploi (AE) et, au Québec, le Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). Les taux et plafonds changent chaque année ; l'ARC et Revenu Québec publient les nouvelles tables de retenues en fin d'année pour l'année suivante.
Le Québec a ses particularités : les employés qui travaillent au Québec cotisent au RRQ plutôt qu'au RPC, deux régimes distincts avec des taux différents. Ils cotisent aussi au RQAP, qui remplace en partie les prestations parentales de l'AE. La cotisation à la CNESST (anciennement CSST) est payée par l'employeur, calculée sur la masse salariale, et ne figure pas sur le T4.
La fin d'année est le moment de vérité. Au plus tard le dernier jour de février, vous remettez les T4/T4A aux employés et contractuels, vous produisez la déclaration de renseignements (feuillets + sommaire) auprès de l'ARC et, pour le Québec, les Relevés 1 auprès de Revenu Québec. Une production en retard entraîne une pénalité qui dépend du nombre de feuillets (de 100 $ à 7 500 $). La cohérence entre feuillets, paies versées et retenues remises est l'un des premiers points examinés lors d'une vérification.
Questions frequentes
Je viens d'embaucher mon premier employé. Par où je commence ?
Ouvrez un compte de programme de retenues sur la paie (RP) auprès de l'ARC, inscrivez-vous comme employeur auprès de Revenu Québec et de la CNESST si vous êtes au Québec, faites remplir au nouvel employé le formulaire TD1 (et le TP-1015.3 au Québec), calculez les retenues avec les tables en vigueur et versez-les dans les délais — pour la plupart des petits employeurs, au plus tard le 15 du mois suivant. 4invoices ne fait pas la paie : un logiciel de paie ou votre comptable s'en charge.
Mon employé se pose la question — RPC ou RRQ ? Comment ça se décide ?
C'est en général la province d'emploi qui décide — celle de l'établissement de l'employeur où l'employé se présente au travail —, et non la province de résidence. Un employé qui se présente à un établissement au Québec cotise au RRQ ; s'il se présente à un établissement en Ontario, il cotise au RPC. Les cas particuliers (télétravail, plusieurs provinces) méritent une vérification auprès de l'ARC ou de Revenu Québec.
Dans quel délai le RE doit-il être produit après le dernier jour de travail ?
Pour un RE électronique, généralement dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'arrêt de rémunération survient. Un RE produit en retard peut entraîner une amende (jusqu'à 2 000 $) et retarder les prestations d'assurance-emploi de l'employé. Ces démarches se font dans votre logiciel de paie ou dans RE Web de Service Canada, pas dans 4invoices.
Facturez vos clients pendant que la paie suit son cours
6 mois gratuits, sans carte de crédit. 4invoices s'occupe de vos factures — taux de taxe par ligne, toutes les devises, PDF. Pour la paie et les feuillets, gardez votre logiciel de paie.