Fakturakrav og bokføringsloven
Hvilke opplysninger en faktura må inneholde etter bokføringsloven, hvordan fakturanummer og MVA skal angis, og reglene for oppbevaring.
En faktura i Norge er ikke et fritt dokument: bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller krav til salgsdokumentet. Det skal blant annet ha nummer, dokumentasjonsdato, angivelse av partene og en beskrivelse av ytelsens art og omfang, og merverdiavgiften skal spesifiseres. Er selgeren MVA-registrert, skal organisasjonsnummeret følges av MVA. Skal kjøperen selv beregne MVA (omvendt avgiftsplikt), skal dokumentet merkes «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet». Retter du en faktura, gjør du det ved kreditnota. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, med noen unntak på ti år. Kravene gjelder enten du driver enkeltpersonforetak eller aksjeselskap.
- Faktura må ha entydig fakturanummer i en kontrollerbar nummerserie og fakturadato.
- Selgers og kjøpers navn, og selgers organisasjonsnummer (med MVA ved registrering).
- Klar beskrivelse av vare/tjeneste, beløp og merverdiavgift per sats.
- Regnskapsmateriale skal oppbevares i det antall år bokføringsloven krever.
Slik fungerer det
Du gir fakturaen et nummer og en dokumentasjonsdato. Nummerserien skal kunne kontrolleres.
Du angir partene: selgerens navn og organisasjonsnummer (med MVA når du er registrert) og kjøperens navn.
Du beskriver ytelsens art og omfang og oppgir vederlaget. MVA spesifiseres etter reglene, og fritatte eller avgiftsfrie linjer skal fremgå.
Skal kjøperen beregne MVA selv, merker du dokumentet «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».
Du oppbevarer regnskapsmaterialet i fem år etter regnskapsårets slutt (ti år for enkelte typer materiale). Et sendt salgsdokument rettes med kreditnota, ikke ved å endre originalen.
Rettslig grunnlag
- Bokføringsloven — bokførings-, dokumentasjons- og oppbevaringsplikt.
- Bokføringsforskriften — innhold i salgsdokument og nummerering.
- Merverdiavgiftsloven — angivelse av MVA og organisasjonsnummer på faktura.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke opplysninger må en faktura inneholde?
Etter bokføringsforskriften kapittel 5 skal salgsdokumentet blant annet ha nummer og dokumentasjonsdato, angivelse av partene og beskrivelse av ytelsens art og omfang, og merverdiavgift spesifisert. Sjekk forskriften eller Skatteetaten for alle krav.
Hvordan skal fakturanummer tildeles?
Nummeret skal identifisere dokumentet og kunne kontrolleres i en nummerserie. Unngå dobbeltnumre og hull uten forklaring.
Kan jeg endre en faktura etter at den er sendt?
Nei, du retter den ved å utstede en kreditnota som reverserer originalen, og eventuelt en ny faktura. Se egen side om kreditnota.
Hvor lenge må jeg oppbevare fakturaene?
Hovedregelen er fem år etter regnskapsårets slutt. For enkelte typer materiale, som kjøpsdokumentasjon ved bygging på eiendom og prosjektregnskap i bygg og anlegg, er det ti år.
Sørger 4invoices for at fakturaen oppfyller kravene?
Du fyller ut fakturaen selv, og du er ansvarlig for innholdet. PDF-en du laster ned, er ikke et arkiv med rettslig gyldighet. Nei, ikke ut over dette: 4invoices er et faktureringsverktøy. Du kan lage faktura med MVA-sats per linje, velge valuta med kurs, laste ned PDF og prøve gratis i 6 måneder uten kort. 4invoices kobler seg ikke til Skatteetaten eller Altinn, sender ikke EHF/Peppol, sjekker ikke organisasjonsnumre og gir ingen garanti for at dokumentet oppfyller regelverket.