Grāmatvedības likums un e-rēķinu glabāšana Latvijā
Rēķins ir attaisnojuma dokuments, ko regulē Grāmatvedības likums. Šeit — kas ir zināms par dokumentu glabāšanu un e-rēķina termiņiem un kas jāpārbauda oficiālajos avotos.
Rēķins kā attaisnojuma dokuments
Rēķins ir attaisnojuma dokuments — pamats grāmatvedības ierakstiem, ienākumu uzskaitei un PVN aprēķinam. Prasības tam izriet no Grāmatvedības likuma un PVN likuma, bet grāmatvedības kārtošanu papildus regulē Ministru kabineta noteikumi. Uzņēmumam ir jānodrošina, ka dokumenti tiek uzglabāti likumā noteikto laiku un ir pieejami pārbaudei.
Glabāšanas termiņi: pārbaudi konkrētajam dokumentam
Grāmatvedības likums nosaka, cik ilgi jāglabā dažādi dokumentu veidi, un termiņi atšķiras — piemēram, darba samaksas dokumentiem tie ir citādi nekā parastiem rēķiniem. Šajā lapā mēs apzināti nenosaucam konkrētus gadu skaitļus katram dokumentam: precīzu termiņu un tā atskaites sākumu pirms dokumentu dzēšanas vienmēr pārbaudi aktuālajā Grāmatvedības likuma redakcijā (likumi.lv) vai VID skaidrojumos, vai vaicā grāmatvedim.
Elektroniska glabāšana
Dokumentus var glabāt arī elektroniski, taču tad jāspēj pierādīt, ka tie nav mainīti, ka tie paliek lasāmi visu glabāšanas laiku un ka tos var uzrādīt pārbaudei. Kā tieši šīs prasības izpildīt un vai konkrētam risinājumam ir juridisks spēks, ir jānoskaidro pašam uzņēmumam, izmantojot likumu un Ministru kabineta noteikumus. Arī tad, ja rēķinus izveido programmā, uzņēmumam pašam jārūpējas par rezerves kopijām un par to, lai dati būtu eksportējami.
E-rēķina termiņi
Darījumos, kuros rēķins tiek izsniegts budžeta iestādei, ir obligāts strukturēts e-rēķins, un e-rēķinu datu nodošana Valsts ieņēmumu dienestam (VID) šajos darījumos ir spēkā no 2026. gada 1. janvāra. Uzņēmumu savstarpējos darījumos (B2B) obligātais pienākums pēc Grāmatvedības likuma grozījumiem, kas stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā, ir pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri; līdz tam e-rēķinus brīvprātīgi drīkst izmantot jau no 2026. gada. Termiņi jau ir mainīti, tāpēc pirms lēmuma pārbaudi Finanšu ministrijas un VID informāciju.
Ko 4invoices dara un ko nedara
4invoices ļauj izveidot parastu rēķinu ar PVN likmi katrai rindai, jebkuru valūtu ar maiņas kursu un lejupielādēt to PDF formātā. Tas neveic arhivēšanu ar juridisku spēku, nesavienojas ar VID, nesūta e-rēķinus caur Peppol, neģenerē EN 16931 XML un negarantē atbilstību likumam. Izrakstītos rēķinus glabā atbilstoši Grāmatvedības likumam pats uzņēmums vai tā grāmatvedis.
Glabāšanas termiņi pēc dokumenta tipa
Biežāk uzdotie jautājumi
Cik ilgi jāglabā rēķini?
Termiņu nosaka Grāmatvedības likums, un tas var atšķirties pēc dokumenta veida. Pirms dokumentu dzēšanas pārbaudi aktuālo likuma redakciju likumi.lv vai vaicā grāmatvedim; šī lapa konkrētu gadu skaitu nenosauc.
Vai 4invoices arhivē rēķinus ar juridisku spēku?
Nē. 4invoices ļauj izveidot rēķinu un lejupielādēt to PDF formātā, taču neveic arhivēšanu ar juridisku spēku un negarantē atbilstību Grāmatvedības likumam. Glabāšana ir uzņēmuma vai tā grāmatveža atbildība.
Vai 4invoices savienojas ar VID vai sūta e-rēķinus?
Nē. 4invoices nesavienojas ar VID vai VRAA, nesūta e-rēķinus caur Peppol un neģenerē EN 16931 XML. Tas izveido parastu rēķinu ar PVN likmi katrai rindai, jebkuru valūtu ar maiņas kursu un PDF failu.
Kad e-rēķins kļūs obligāts uzņēmumu starpā?
Pēc Grāmatvedības likuma grozījumiem, kas stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā, B2B obligātais pienākums ir pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri; brīvprātīgi e-rēķinus var izmantot jau no 2026. gada. Darījumos ar budžeta iestādēm strukturēts e-rēķins jāizmanto jau tagad.
Vai papīra kopija ir vajadzīga, ja glabāju elektroniski?
Tas atkarīgs no tā, vai elektroniskā glabāšana atbilst likuma prasībām par dokumenta nemainību, lasāmību un pieejamību. Šo jautājumu izlem pēc likuma un Ministru kabineta noteikumiem, nevis pēc programmas apraksta; neskaidrību gadījumā konsultējies ar grāmatvedi vai VID.