E-rēķina formāts un EN 16931
Ko nosaka Eiropas standarts EN 16931, kas ir Peppol BIS profils un kāpēc PDF rēķins nav strukturēts e-rēķins.
Lai e-rēķinu varētu apstrādāt dažādu piegādātāju un saņēmēju sistēmās, tā saturam jāatbilst vienotam formātam. Eiropā to nosaka standarts EN 16931: tas definē rēķina semantisko modeli, proti, kādi datu lauki rēķinā ir un kā tie ir savstarpēji saistīti — piegādātāja un pircēja rekvizīti, preču vai pakalpojumu rindas, PVN summas pa likmēm, kopsummas un maksāšanas nosacījumi. Latvijas prasības strukturētam e-rēķinam atsaucas uz šo standartu. Peppol tīklā to praktiski īsteno Peppol BIS profils, kas nosaka konkrētu XML sintaksi un papildu kārtulas. PDF fails šo formātu neatbilst, jo tas nesatur strukturētus datus. 4invoices veido parastu PDF rēķinu un neizveido EN 16931 vai Peppol BIS formāta failus.
- EN 16931 nosaka e-rēķina semantisko modeli — laukus un to saistības.
- Peppol BIS profils īsteno standartu konkrētā XML sintaksē Peppol tīklam.
- PDF rēķins nav strukturēts e-rēķins, jo tas nesatur mašīnlasāmus datus.
- Formālu atbilstību pārbauda e-rēķinu sistēma, nevis pats rēķina saturs.
Kā tas darbojas
Standarts sakārto rēķina datus modelī: piegādātāja un pircēja identifikācija, rēķina numurs un datums, preču vai pakalpojumu rindas ar daudzumiem un cenām, PVN likme katrai rindai un kopsummas.
Peppol BIS profils modeli pārvērš konkrētā XML formātā ar papildu noteikumiem — piemēram, kā norādāmi identifikatori. Šo formātu izmanto, nododot rēķinu caur Peppol.
Formāta pareizību pārbauda sistēma, kas veido un nosūta e-rēķinu (validācija). Ja obligāts lauks trūkst vai summas nesakrīt, šāda sistēma rēķinu neizlaiž.
Praktiski tas nozīmē, ka rēķina datiem jābūt precīziem jau ievadē: PVN likme katrā rindā, pareizas summas un pilni rekvizīti. Kļūdaini dati nav labojami ar formātu.
Ja tev nepieciešams strukturēts e-rēķins, izvēlies sistēmu, kas to atbalsta. 4invoices to nedara, bet palīdz sagatavot korektu PDF rēķinu ar PVN likmi katrai rindai.
Tiesiskais pamats
- Eiropas standarts EN 16931 — elektroniskā rēķina semantiskais modelis (LVS EN 16931-1).
- Direktīva 2014/55/ES — elektroniskā rēķinu izrakstīšana publiskajā iepirkumā.
- Finanšu ministrijas informācija „Strukturēts elektroniskais rēķins”.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir EN 16931?
EN 16931 ir Eiropas standarts, kas nosaka elektroniskā rēķina semantisko modeli — kādi datu lauki rēķinā ir un kā tie ir savstarpēji saistīti. Latvijas prasības strukturētam e-rēķinam atsaucas uz šo standartu.
Kāda ir atšķirība starp EN 16931 un Peppol BIS?
EN 16931 ir semantiskais modelis (kādi dati rēķinā ir). Peppol BIS ir profils, kas šo modeli īsteno konkrētā XML sintaksē ar papildu kārtulām Peppol tīklam. Vienkāršoti: standarts nosaka saturu, profils — precīzo tehnisko formātu.
Vai PDF rēķins atbilst EN 16931?
Nē. PDF ir dokumenta vizuāls atveidojums bez strukturētiem laukiem, tāpēc tas nav EN 16931 formāta e-rēķins. Parastu PDF rēķinu joprojām var izmantot tur, kur strukturēts e-rēķins nav obligāts.
Vai man jāzina XML, lai sagatavotu rēķinu?
Ja lieto parastu rēķinu programmu, nē — rēķinu ievada kā parasti. XML nepieciešams tikai sistēmām, kas veido strukturētus e-rēķinus, un tās pārvalda tehniskos laukus pašas.
Vai 4invoices veido EN 16931 vai Peppol BIS failus?
Nē. 4invoices neizveido strukturētus e-rēķinus, neveic validāciju pēc EN 16931 un nesūta rēķinus caur Peppol. Tas ļauj izveidot rēķinu ar PVN likmi katrai rindai, jebkuru valūtu ar maiņas kursu un lejupielādēt PDF, un ir 6 mēnešu bezmaksas periods bez kartes.