Factura proforma en Ecuador: formato y datos obligatorios
Qué es una proforma, por qué no reemplaza a la factura ante el SRI y qué datos conviene incluir para que el cliente pueda aceptarla sin dudas.
La factura proforma (también llamada cotización o presupuesto) es una oferta de venta que se entrega al cliente antes de concretar la operación. En Ecuador no es un comprobante de venta: no está entre los documentos que regula el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, no tiene número de autorización del SRI y no sirve para sustentar costos, gastos ni crédito tributario de IVA. Como no existe un formato oficial, el contenido lo define el emisor; lo importante es que sea claro y que no se confunda con una factura.
- No es comprobante de venta: no se autoriza en el SRI y no genera obligación tributaria por sí sola.
- Datos del emisor: razón social o nombres, RUC, dirección, contacto.
- Datos del cliente: razón social o nombres, RUC o cédula, dirección.
- Número correlativo, fecha de emisión y fecha de validez de la oferta.
- Detalle por línea: descripción, cantidad, precio unitario, descuento, subtotal por tarifa de IVA, IVA y total.
- Condiciones: forma de pago, plazo de entrega y una leyenda visible como «Proforma — documento sin valor tributario».
Cómo funciona
Numera la proforma con una serie propia (por ejemplo PF-0001) distinta de la serie de facturas, para que nunca se mezclen ni se cuenten como ventas.
Detalla cada producto o servicio con cantidad y precio sin IVA, y muestra el IVA por separado según la tarifa que corresponda a cada ítem (tarifa general, 0% o exento). Así el cliente compara el valor total que pagaría.
Define una fecha de validez (por ejemplo 15 o 30 días) y aclara si los precios pueden cambiar, sobre todo si dependen de tipo de cambio o de proveedores.
Incluye las condiciones comerciales: anticipo, forma de pago, plazo y lugar de entrega, garantías.
Cuando el cliente acepta y se realiza la venta, emite la factura electrónica en el sistema del SRI con su clave de acceso y autorización. La proforma no se convierte en factura por sí sola: son dos documentos distintos y solo la factura autorizada respalda la operación.
Marco legal
- Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios — lista de comprobantes de venta autorizados.
- Ley de Régimen Tributario Interno — el crédito tributario de IVA exige comprobantes de venta válidos.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma es válida ante el SRI?
No. Es una oferta comercial, no un comprobante de venta. No se autoriza en el SRI y no sustenta gastos ni crédito tributario. Solo la factura electrónica autorizada respalda la venta.
¿Tiene que llevar IVA la proforma?
No es obligatorio, pero es recomendable mostrarlo desglosado para que el cliente vea el total final. Usa la misma tarifa que aplicarías en la factura y aclara que es un valor estimado hasta que se emita el comprobante.
¿Puedo hacer la proforma en 4invoices?
Puedes preparar un documento con líneas, IVA por línea, cualquier moneda con tipo de cambio y descarga en PDF, y poner la leyenda de proforma. 4invoices no se conecta con el SRI ni emite comprobantes electrónicos autorizados; la factura oficial se emite desde el sistema del SRI o con un proveedor autorizado.