Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Hóa đơn điện tử đã lập bị sai: thông báo, điều chỉnh hay thay thế?
Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra các cách xử lý: thông báo sai sót cho người mua trong một số trường hợp, lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn nào, gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi một số nội dung của nghị định gốc, nên hãy đối chiếu văn bản hợp nhất.
- Sai sót nhẹ không ảnh hưởng số tiền thuế: có thể chỉ cần thông báo cho người mua.
- Sai sót về số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa: cần hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Hóa đơn thay thế phải ghi rõ hóa đơn bị thay thế.
- Việc xử lý sai sót thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử hợp lệ.
Cách thực hiện
Xác định loại sai sót: thông tin người mua, thuế suất, số lượng, đơn giá hay số tiền.
Tra cứu Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi) để biết trường hợp nào chỉ cần thông báo cho người mua và trường hợp nào phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Thỏa thuận với người mua bằng văn bản nếu quy định yêu cầu, ghi rõ sai sót và cách sửa.
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế trên hệ thống hóa đơn điện tử, ghi rõ hóa đơn gốc (mẫu số, ký hiệu, số, ngày).
Thực hiện các thủ tục thông báo với cơ quan thuế nếu quy định yêu cầu, và lưu toàn bộ chứng từ liên quan.
Khung pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 19.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điều chỉnh khác hóa đơn thay thế thế nào?
Hóa đơn điều chỉnh sửa phần sai của hóa đơn đã lập và vẫn giữ hóa đơn gốc; hóa đơn thay thế thay hoàn toàn cho hóa đơn cũ, hóa đơn cũ được hủy theo quy trình. Trường hợp nào dùng loại nào do Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định.
Lập sai mã số thuế của người mua thì làm gì?
Cần xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thường là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và thực hiện thông báo theo quy định. Hãy kiểm tra hướng dẫn hiện hành hoặc hỏi kế toán.
Sai thuế suất GTGT thì xử lý thế nào?
Sai thuế suất làm thay đổi số thuế nên thường phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không chỉ thông báo.
4invoices có lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hợp lệ không?
Không. 4invoices không phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không xin mã của cơ quan thuế và không gửi thông báo sai sót. Bạn có thể lập lại một hóa đơn PDF mới, nhưng đó không phải hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hợp lệ trước cơ quan thuế.