GDT và hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Cơ quan thuế quản lý hóa đơn điện tử thế nào theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bắt buộc từ 1/7/2022.
Tổng cục Thuế (GDT) thuộc Bộ Tài chính là cơ quan quản lý thuế trung ương, phụ trách hệ thống hóa đơn điện tử; từ năm 2025 bộ máy thuế đã được tổ chức lại nên hãy kiểm tra tên gọi hiện hành trên trang chính thức của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử được quy định bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, và bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng từ ngày 1/7/2022. Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020, có hiệu lực từ 1/6/2025.
- Cơ sở pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Hai loại hóa đơn: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
- Mã số thuế (MST) là thông tin bắt buộc để đăng ký và lập hóa đơn.
- Hóa đơn hợp lệ phải được lập trên hệ thống đáp ứng quy định; PDF thông thường không đủ.
Cách thực hiện
Có mã số thuế (MST). MST doanh nghiệp có 10 chữ số; đơn vị phụ thuộc, chi nhánh dùng MST 13 chữ số (10 số cộng dấu gạch nối và 3 số).
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và chọn loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã) theo điều kiện áp dụng của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Lập hóa đơn trên phần mềm hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán và quy định về hóa đơn; nhiều loại chứng từ kế toán phải lưu nhiều năm, vì vậy hãy hỏi kế toán về thời hạn cụ thể của doanh nghiệp bạn.
Kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý. Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 của tháng sau, hạn nộp tờ khai quý là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
Khung pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử có bắt buộc tại Việt Nam không?
Có, đối với doanh nghiệp, tổ chức và các hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng, từ 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (từ 1/6/2025) bổ sung yêu cầu dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
Khác nhau giữa hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế?
Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Hóa đơn không có mã do người bán lập, ký số và gửi cho người mua, sau đó chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. Đối tượng được dùng loại nào do Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định; hãy đối chiếu với tình trạng của doanh nghiệp bạn.
Mã số thuế Việt Nam có cấu trúc thế nào?
MST của doanh nghiệp có 10 chữ số. Đơn vị phụ thuộc và chi nhánh dùng MST 13 chữ số, trong đó 3 số cuối phân biệt đơn vị. MST của bên bán và bên mua thuộc nội dung của hóa đơn theo quy định.
4invoices có kết nối với cơ quan thuế hoặc phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ không?
Không. 4invoices là công cụ lập hóa đơn: bạn nhập thuế suất cho từng dòng, chọn loại tiền với tỷ giá và tải hóa đơn PDF. 4invoices không kết nối với cơ quan thuế, không ký số, không xin mã của cơ quan thuế và không gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử hợp lệ tại Việt Nam phải được lập trên hệ thống hoặc phần mềm đáp ứng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.