Factuureisen: wat moet er op een factuur staan?
De verplichte gegevens op een Nederlandse factuur volgens de Belastingdienst, en wat 4invoices wel en niet voor u doet.
Een factuur moet in Nederland aan vaste eisen voldoen. De Belastingdienst noemt onder meer de volledige namen en adressen van leverancier en afnemer, uw btw-identificatienummer, uw KvK-nummer, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, een omschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten, de leverdatum of de datum van vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij een factuur van 100 euro of minder (inclusief btw) gelden lichtere eisen. Ontbreken er gegevens, dan kan uw afnemer de btw mogelijk niet aftrekken en kan de Belastingdienst u erop aanspreken. De wettelijke basis staat in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968.
- Namen en volledige adressen van leverancier en afnemer, geen postbusadres.
- Uw btw-id (met NL), KvK-nummer, factuurdatum en een doorlopend factuurnummer.
- Omschrijving, hoeveelheid en leverdatum of datum van vooruitbetaling.
- Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag.
Hoe het werkt
U vermeldt uw eigen gegevens: naam, volledig adres, btw-id en, als u ingeschreven bent, uw KvK-nummer. Dezelfde gegevens van uw afnemer horen ook op de factuur.
U geeft de factuur een uniek, doorlopend factuurnummer en een factuurdatum. Nummers mogen niet dubbel voorkomen.
U omschrijft wat u levert, met de hoeveelheid en de leverdatum (of de datum van de vooruitbetaling als die eerder ligt).
U zet per regel het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en daaronder het totaal. Bij btw-vrijstelling of verlegging vermeldt u dat.
In 4invoices vult u deze gegevens zelf in; het programma rekent btw en totaal per regel uit en maakt een PDF. Het controleert niet of uw factuur aan alle eisen voldoet.
Wettelijke grondslag
- Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35a — gegevens die op een factuur moeten staan.
- Belastingdienst — Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie?
- Ondernemersplein (Rijksoverheid) — Facturen maken en versturen.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens moeten er verplicht op een factuur staan?
Onder meer de namen en volledige adressen van leverancier en afnemer, uw btw-id, uw KvK-nummer (indien ingeschreven), de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, omschrijving en hoeveelheid, de leverdatum of datum van vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Gelden er lichtere eisen voor kleine facturen?
Ja. Volgens de Belastingdienst zijn voor een factuur van 100 euro of minder (inclusief btw) minder gegevens verplicht. Welke precies, leest u op belastingdienst.nl onder aangepaste regels voor facturen.
Wat gebeurt er als er gegevens ontbreken?
Uw afnemer kan de btw op de factuur mogelijk niet aftrekken, en de Belastingdienst kan u bij controle aanspreken. Corrigeer een onjuiste factuur met een creditnota en een nieuwe factuur.
Vult 4invoices alle verplichte gegevens voor mij in of controleert het ze?
Nee. In 4invoices vult u de gegevens zelf in, kiest u per regel het btw-tarief in elke valuta met wisselkoers en downloadt u een PDF. Het programma controleert niet of de factuur volledig is, verifieert geen btw-id en heeft geen koppeling met de Belastingdienst. Proef 6 maanden gratis, zonder kaart.