Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Perché archiviare l'XML sul computer non basta, e come conservare a norma le fatture per i 10 anni previsti dalla legge.
Emettere e ricevere fatture elettroniche è solo metà dell'adempimento: la legge impone di conservarle digitalmente a norma per 10 anni. La conservazione sostitutiva non è una semplice copia del file XML su un disco o in cloud: è un processo tecnico-giuridico che congela il documento, ne garantisce integrità, autenticità e leggibilità nel tempo tramite marca temporale e firma digitale, e produce un pacchetto di archiviazione con un responsabile della conservazione individuato. Salvare i file in una cartella non soddisfa l'obbligo: in caso di verifica, l'Agenzia richiede la prova del processo di conservazione a norma, non i singoli XML.
- Durata obbligatoria: 10 anni, sia per le fatture attive (emesse) sia per quelle passive (ricevute).
- Termine: la conservazione va completata entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
- Non basta archiviare: serve marca temporale, firma e un pacchetto di archiviazione conforme.
- Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate conserva per 15 anni le fatture transitate dallo SDI, previo accordo di servizio.
Come funziona
Distingui archiviazione e conservazione. L'archiviazione è il semplice salvataggio dei file; la conservazione sostitutiva è il processo normato che attribuisce ai documenti digitali lo stesso valore legale degli originali cartacei nel tempo.
Per ogni lotto di fatture, il sistema di conservazione genera un pacchetto di versamento, vi applica una marca temporale e una firma digitale, e produce un indice (file di chiusura) che sigilla il contenuto rendendolo immodificabile.
Viene individuato un responsabile della conservazione: può essere interno (per le aziende strutturate) o delegato a un conservatore accreditato. Il responsabile garantisce il rispetto del processo e risponde della corretta tenuta.
Aderendo al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate tramite il portale Fatture e Corrispettivi, tutte le fatture transitate dallo SDI vengono conservate automaticamente a norma: è la soluzione più semplice per chi non ha un gestionale che lo faccia.
In caso di verifica fiscale devi poter esibire il documento conservato e l'evidenza del processo (marca temporale, indice di conservazione). I file salvati in una cartella, senza processo, non sono opponibili come prova della corretta conservazione.
Riferimenti normativi
- DPR 26 ottobre 1972, n. 633, art. 39 — obbligo di conservazione delle fatture.
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) — Codice dell'Amministrazione Digitale, conservazione documenti informatici.
- DMEF 17 giugno 2014 — modalità di assolvimento degli obblighi fiscali sui documenti informatici.
- Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Domande frequenti
Basta salvare i file XML su un archivio online o sul computer?
No. Il semplice salvataggio è archiviazione, non conservazione a norma. Senza il processo di conservazione — marca temporale, firma, pacchetto di archiviazione e responsabile individuato — i file non hanno valore probatorio in caso di verifica e l'obbligo di conservazione decennale non è assolto.
Per quanti anni devo conservare le fatture elettroniche?
Dieci anni, ai sensi dell'art. 2220 del Codice Civile, sia per le fatture emesse sia per quelle ricevute. Il termine vale anche per le scritture contabili collegate. La conservazione va completata entro 3 mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi dell'anno di riferimento.
Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate è sufficiente?
Sì, per la maggior parte delle Partite IVA. Aderendo all'accordo di servizio sul portale Fatture e Corrispettivi, l'Agenzia conserva a norma tutte le fatture transitate dallo SDI per 15 anni. È adeguato per forfettari e piccole imprese; chi gestisce molti documenti spesso preferisce un conservatore con ricerca e download più rapidi.
Chi è il responsabile della conservazione?
È la figura che garantisce il rispetto del processo di conservazione e ne risponde. Nelle piccole realtà coincide spesso con il titolare o è delegato al conservatore esterno accreditato. Nei soggetti pubblici e nelle grandi aziende è una figura formalmente nominata con un manuale della conservazione.
Devo conservare anche le ricevute dello SDI?
È buona prassi conservare, insieme alla fattura, le ricevute di consegna o mancata consegna emesse dallo SDI: costituiscono la prova della data di emissione e dell'avvenuto recapito. Molti sistemi di conservazione le includono automaticamente nel pacchetto di archiviazione della fattura.
4invoices conserva le fatture a norma?
No. 4invoices consente di creare fatture con aliquota IVA per riga, in qualsiasi valuta con tasso di cambio, e di scaricarle in PDF, con 6 mesi di prova gratuita senza carta. Non genera il file XML FatturaPA, non si collega allo SDI né all'Agenzia delle Entrate, non conserva le fatture a norma e non verifica Partite IVA o codici. Per la conservazione puoi aderire al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o affidarti a un conservatore accreditato.