Peppol BIS, RTK ja RIK e-arveldus Eestis
Kuidas Peppol BIS Billing 3.0, RTK ja RIK e-arveldus.ee koos töötavad — ning mida sina riigi tarnijana pead teadma, et arve saaja-poolt aktsepteeritaks.
RTK roll: keskne raamatupidamisteenusepakkuja
RTK (Riigi Tugiteenuste Keskus) on Rahandusministeeriumi alluvuses tegutsev keskasutus, mis pakub keskset raamatupidamis- ja personaliteenust enamikule Eesti riigiasutustele. Praktilises mõttes tähendab see seda, et kui sa väljastad arve ministeeriumile, ametile või sihtasutusele, jõuab arve enamasti läbi RTK keskselt töödeldud süsteemi. RTK on alates 2017. aastast nõudnud, et kõik tarnijad esitaksid arveid elektrooniliselt Peppol BIS Billing 3.0 või sellega kokkusobivas Eesti XML-profiilis — paberit ja pdf-i ei aktsepteerita. RTK avaldab oma veebilehel täielikku tarnijate juhendit ja kataloogi, kus on toodud iga teenindatava asutuse registrikood (8 numbrit) ja konkreetsed maksetingimused.
RIK ja e-arveldus.ee operaatorivõrk
RIK (Registrite ja Infosüsteemide Keskus) on Justiitsministeeriumi alluvuses olev IT-keskus, mis haldab paljusid Eesti registreid (äriregister, kinnistusraamat, karistusregister) ning operaatorivõrku e-arveldus.ee. See võrk on Eesti-sisene e-arvete marsruutimise süsteem, mis ühendab Peppoli üleeuroopalise võrguga. Kui sa kasutad e-arve teenusepakkujat (näiteks 4invoices, Merit Aktiva, Finbite või Telema), siis tema access point on enamasti registreeritud nii e-arveldus.ee võrgus kui ka Peppolis. See tähendab, et sa saad ühe nupuvajutusega saata arve nii Eesti riigiasutusele (läbi e-arveldus.ee) kui ka välismaale (läbi Peppoli) — sama formaadi ja sama tarkvaraga.
Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsioon
Peppol BIS Billing 3.0 on Euroopa standard EN 16931-l põhinev UBL-profiil, mille on välja töötanud OpenPeppol. Sisukohtus on see XML-formaat, mis sisaldab kõiki kohustuslikke andmeid: müüja andmed (nimi, aadress, registrikood, KMKR-number, IBAN), ostja andmed, arve number ja kuupäev, kauba/teenuse kirjeldus ridade kaupa, käibemaksu summa ja maksumäär, kogusumma, maksetähtaeg. Eesti-spetsiifilised laiendused katavad äriregistri koodi (ParticipantID skeem 0007), riigieelarve viitenumbrid ja sektorikood. Sina kui arve esitaja ei pea XML-i käsitsi koostama — sinu arveldustarkvara teeb seda automaatselt.
ParticipantID ja saaja identifikaator
Peppoli võrgus on iga osaleja unikaalse identifikaatoriga, mida nimetatakse ParticipantID. Eesti juriidiliste isikute puhul kasutatakse skeemi 0007 (iso6523-actorid-upis), kus väärtuseks on 8-kohaline äriregistri kood (näiteks 0007:10915437). RTK-le adresseeritud arvete puhul kasutatakse RTK keskset registrikoodi (mitte iga konkreetse asutuse oma), kuid arve ridades viidatakse konkreetsele kuluvolikoja koodile, mis võimaldab RTK-l arve sisemiselt õigele asutusele suunata. See struktuur on dokumenteeritud RTK tarnijate juhendis ning sinu arvestustarkvara peaks selle automaatselt täitma, kui valid RTK-le suunatava arve esitamise.
Maksetähtaeg ja viitenumbri kasutamine
Eesti riigiasutuste maksetähtaeg on tüüpiliselt 21 või 30 päeva alates arve laekumisest. RTK puhul on standardne tähtaeg 21 päeva, kuid mõnedel asutustel võivad olla pikemad lepingulised tingimused. Arve peab sisaldama maksetingimust ja viitenumbrit, mille moodustamine järgib MOD-7-3-1 algoritmi (Eesti standard). Viitenumber ei ole valikuline — selle puudumine põhjustab arve tagasilükkamist. Sinu arveldustarkvara genereerib viitenumbri automaatselt; kontrolli ainult, et see kuvatakse arvel selgelt.
Valideerimine ja tagasilükkamised
Kui arve jõuab RTK access point juurde, valideeritakse see kõigepealt tehniliselt (kas XML on korrektselt vormistatud, kas kõik kohustuslikud väljad on olemas, kas käibemaksu arvutused on järjepidevad). Tehniliste vigade puhul tagastatakse arve koos veakoodiga (näiteks PI-001: invalid ParticipantID format). Seejärel toimub äriprotsessi valideerimine: kas tarnija on RTK lepingupartneritega registreeritud, kas tellimuse number vastab raamlepingule, kas maksetähtaeg on lepinguga kooskõlas. Vigade korral saab parandada ja saata uuesti — algse arve number säilib, kuna see ei jõudnud süsteemi sisse.
B2G praegu ja B2B tulevik
Riigiasutustele e-arve saatmise kohustus kehtib alates 2017. aastast. EL-i ViDA pakett (käibemaks digiajastul) näeb ette, et ka B2B (erasektori vahel) e-arve muutub kohustuslikuks hiljemalt 2030. aastaks, ning Eesti planeerib selle tähtaja jooksul vastu võtta. Eesti e-arveldus.ee ja Peppoli infrastruktuur on aga juba praegu valmis ja paljud erasektori suuremad ettevõtted nõuavad e-arvet ka oma tarnijatelt vabatahtlikult. Soovituslik on alustada Peppol BIS-iga juba praegu — sama tarkvara, mis töötab riigiasutusele, töötab ka erasektori partnerile.
Aktsepteeritud arveformaadid
Korduma kippuvad küsimused
Kas pean valima Peppol BIS-i ja Eesti enda XML-profiili vahel?
Sina ei pea valima — sinu arveldustarkvara teeb seda automaatselt. Tänapäeval valib enamus süsteeme Peppol BIS Billing 3.0, kuna see töötab nii Eesti riigiasutustele kui ka välismaa partneritele. Eesti XML-profiil on alles vanade süsteemide ühilduvuse jaoks ja muutub järk-järgult ebavajalikuks.
Mida teen, kui saaja ei ole e-arveldus.ee võrgus?
Kõik Eesti riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused on automaatselt registreeritud — nad on Peppolis kättesaadavad oma 8-kohalise äriregistri koodiga. Kui sa ei leia konkreetset ametit, tuleneb see tavaliselt sellest, et otsid sisealluvust või instituutsiooninumbri järgi; tegelikult kasutatakse keskasutuse registrikoodi (näiteks RTK kõikide oma teenindatavate asutuste jaoks).
Kas pean ise olema Peppoli access point?
Ei. Pääsupunkti rolli täidab sinu arveldustarkvara või selle teenusepakkuja. Sa maksad tavaliselt väikese tasu dokumendi kohta või kuumakse, mis hõlmab nii Peppoli kui e-arveldus.ee liiklust. Operaatorit saad alati vahetada ilma marsruutimist kaotamata — SML/SMP register uuendatakse automaatselt.
Mis siis, kui arve lükatakse tehnilise vea tõttu tagasi?
Saad veateadetuse, mis viitab puuduvale või valele teabele (tavaliselt: vale ParticipantID, puuduv viitenumber, käibemaksu vastuolu, ebakorrektne ridade summa). Sa parandad vea oma arveldussüsteemis ja saadad uuesti. Kuna arve ei jõudnud saajani, säilib algse arve number — see saab ametlikuks alles edukal kohaletoimetamisel.
Kui ulatuslik on Eesti riigi e-arve kohustus?
Kohustus kehtib kõigile riigiasutustele (ministeeriumid, ametid, inspektsioonid), kohalikele omavalitsustele ja riigi sihtasutustele. Erandiks on mõned väiksemad iseseisvalt finantseeritavad organisatsioonid, kellele kohustus ei pruugi otseselt kehtida. Praktikas eelistavad ka nemad e-arvet kasutada, kuna see lihtsustab tööd.