Faktura ustrukturyzowana w formacie FA(3)
Czym jest schemat XML KSeF, jakie dane zawiera i czym różni się od zwykłej faktury PDF.
Faktura ustrukturyzowana to faktura w postaci pliku XML zgodnego ze schematem FA(3) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. W odróżnieniu od PDF, który jest obrazem dokumentu, plik XML zawiera dane w ściśle określonej strukturze, którą system KSeF odczytuje maszynowo. Schemat FA(3) obejmuje dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje, stawki i kwoty VAT oraz terminy płatności. Aktualny schemat i jego specyfikację publikuje ksef.podatki.gov.pl.
- FA(3) to schemat XML faktury ustrukturyzowanej określony przez Ministerstwo Finansów.
- Dane są zapisane w ściśle określonej strukturze, odczytywanej maszynowo.
- Zawiera dane faktury: strony, pozycje, stawki i kwoty VAT.
- PDF może być wizualizacją, ale dokumentem jest plik XML w KSeF.
Jak to działa
Dane faktury (nabywca, pozycje, stawki VAT, kwoty) muszą zostać zapisane w strukturze FA(3). Robi to program zintegrowany z KSeF albo aplikacja Ministerstwa Finansów — nie musisz pisać XML ręcznie.
Schemat wymaga kompletu danych: NIP sprzedawcy i nabywcy, daty, pozycji z opisem, ilością, ceną i stawką VAT oraz podsumowania kwot netto, VAT i brutto.
Plik jest walidowany względem schematu. Braki lub błędy strukturalne powodują odrzucenie przy próbie przesłania do KSeF.
Po przyjęciu faktura otrzymuje numer KSeF i jest udostępniana nabywcy, który pobiera ją w tej samej strukturze.
Na podstawie danych możesz przygotować czytelną wizualizację (PDF) do wglądu klienta, ale to plik w KSeF jest fakturą.
Podstawa prawna
- Ustawa o podatku od towarów i usług — przepisy o fakturach ustrukturyzowanych.
- Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z KSeF.
- Specyfikacja techniczna schematu FA(3) publikowana przez Ministerstwo Finansów.
Częste pytania
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
To faktura w postaci pliku XML zgodnego ze schematem FA(3), z danymi zapisanymi w ściśle określonej strukturze. KSeF odczytuje ją maszynowo, w odróżnieniu od PDF, który jest tylko obrazem dokumentu.
Czy muszę sam tworzyć plik XML?
Nie. Plik generuje program zintegrowany z KSeF lub aplikacja Ministerstwa Finansów na podstawie wprowadzonych danych faktury.
Czym FA(3) różni się od PDF?
PDF to obraz faktury czytelny dla człowieka. FA(3) to ustrukturyzowany XML, w którym każde pole ma określone miejsce, przetwarzany przez KSeF i programy księgowe.
Czy 4invoices tworzy pliki FA(3)?
Nie. 4invoices nie generuje plików XML w schemacie FA(3), nie waliduje ich i nie przesyła do KSeF. Program służy do przygotowania faktury ze stawką VAT przy każdej pozycji, w dowolnej walucie z kursem, oraz do pobrania jej jako PDF.
Co powoduje odrzucenie faktury przez KSeF?
Najczęściej błędy strukturalne lub w danych, np. brak wymaganego pola albo niespójne kwoty. Po poprawie błędu fakturę przesyła się ponownie.