Numer KSeF i UPO: kiedy faktura jest wystawiona
Jak KSeF potwierdza przyjęcie faktury, czym jest numer KSeF i UPO oraz kiedy liczy się data wystawienia.
Po przesłaniu faktury ustrukturyzowanej do KSeF system ją weryfikuje i potwierdza przyjęcie. Faktura otrzymuje numer KSeF — identyfikator nadawany przez system — a przyjęcie potwierdza UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Faktura ustrukturyzowana jest co do zasady wystawiona z chwilą jej przesłania do KSeF. Szczegóły, w tym zasady w trybach awaryjnych, znajdziesz w przepisach i na ksef.podatki.gov.pl.
- Numer KSeF — identyfikator nadawany fakturze przez system po przyjęciu.
- UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) — potwierdzenie przyjęcia faktury do KSeF.
- Faktura jest co do zasady wystawiona z chwilą przesłania jej do KSeF.
- Faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF.
Jak to działa
Faktura FA(3) zostaje przesłana do KSeF, który weryfikuje strukturę i dane.
Po pozytywnej weryfikacji system przyjmuje fakturę i nadaje jej numer KSeF.
System udostępnia UPO — poświadczenie, że faktura została przyjęta. Warto je zachować jako dowód.
Faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF według jego danych, więc nie wysyłasz jej osobno e-mailem.
Jeśli faktura zostanie odrzucona, nie otrzymuje numeru KSeF. Poprawiasz błąd i przesyłasz ją ponownie.
Podstawa prawna
- Ustawa o podatku od towarów i usług — przepisy o KSeF (wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych).
- Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z KSeF.
- Informacje Ministerstwa Finansów na ksef.podatki.gov.pl.
Częste pytania
Co to jest numer KSeF?
To identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje fakturze po jej przyjęciu. Jednoznacznie wskazuje dokument w systemie.
Czym jest UPO?
UPO to urzędowe poświadczenie odbioru — dokument potwierdzający, że KSeF przyjął fakturę. Warto go przechowywać.
Kiedy faktura w KSeF jest uznana za wystawioną?
Co do zasady w chwili przesłania jej do KSeF. Wyjątki dotyczą trybów awaryjnych, opisanych w przepisach.
Czy muszę wysłać fakturę nabywcy po przyjęciu przez KSeF?
Nie. Faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF. Możesz dodatkowo przekazać wizualizację PDF, ale nie jest ona podstawowym dokumentem.
Czy 4invoices nadaje numer KSeF i pobiera UPO?
Nie. 4invoices nie łączy się z KSeF, nie nadaje numerów KSeF, nie pobiera UPO i nie archiwizuje faktur z mocą prawną. Program tworzy fakturę ze stawką VAT przy pozycjach i pozwala pobrać ją jako PDF.