Invoice template for Polska
Every mandatory field and fiscal rule a compliant invoice must carry in Polska: numbering, tax IDs, archival and e-filing.
Faktura VAT
Compliant invoice example
Invoice number: INV-2026-001234
Issue date: 2026-06-04
Due date: 2026-07-04
The marked fields are the ones the local tax law requires. Identification data is illustrative only.
Seller
Acme SRL
NIP: 5252213724
KRS: 0000123456
Address: Bd. Example 123, City
Customer
Beta Industries Ltd.
NIP: 5260307026
Address: Str. Customer 45, City
| Description | Quantity | Unit price | Net |
|---|---|---|---|
| Consulting services (May period) | 1 | PLNÂ 1,500.00 | PLNÂ 1,500.00 |
| Software implementation and setup | 1 | PLNÂ 800.00 | PLNÂ 800.00 |
Total netPLNÂ 2,300.00
Total VAT (VAT 23%)PLNÂ 529.00
Total duePLNÂ 2,829.00
Numbering rulesSeria + numer, ciągła w obrębie roku (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT)
E-filing & e-invoicingKSeF (Krajowy System e-Faktur) — obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla wszystkich podatników VAT czynnych.
Archival period5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności VAT
PenaltiesKara do 100% kwoty VAT z wadliwej faktury; do 720 stawek dziennych za fałszowanie (art. 271a KK).
Mandatory invoice fields
Every element the Polska tax legislation requires on a fiscal invoice.
- Wyraz "Faktura" i numer kolejny
- Data wystawienia oraz data sprzedaży
- Dane sprzedawcy: nazwa, NIP, adres
- Dane nabywcy: nazwa, NIP, adres
- Nazwa, ilość, jednostka miary towaru lub usługi
- Cena netto, stawka VAT, kwota VAT
- Wartość brutto
- Adnotacje: odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności (split payment)