Fattura elettronica e Sistema di Interscambio (SDI)
Cos'è lo SDI, come viaggia il file XML e cosa significano le ricevute di consegna, mancata consegna e scarto.
Dal 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutte le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti in Italia, e dal 2024 anche per i forfettari senza eccezioni. Il documento non viaggia più via e-mail o PDF: viene generato in formato XML secondo lo standard FatturaPA e trasmesso al Sistema di Interscambio (SDI), il nodo dell'Agenzia delle Entrate che controlla, smista e recapita ogni fattura. Lo SDI verifica la firma, la coerenza dei dati obbligatori e l'indirizzo telematico del destinatario (codice destinatario a 7 caratteri o PEC), poi restituisce una ricevuta: consegna, mancata consegna o scarto. Capire questo flusso è il primo passo per non vedersi rifiutare una fattura.
- Formato obbligatorio: file XML FatturaPA, firmato e trasmesso allo SDI — non un PDF.
- Recapito: tramite codice destinatario a 7 caratteri oppure indirizzo PEC del cliente.
- Ricevuta di consegna (RC): la fattura è arrivata al destinatario e l'IVA è dovuta.
- Ricevuta di scarto (NS): la fattura è respinta e va ritrasmessa entro 5 giorni con lo stesso numero e data.
Come funziona
Generi la fattura in formato XML secondo il tracciato FatturaPA, indicando i dati obbligatori: tua Partita IVA, dati anagrafici del cliente, codice destinatario o PEC, natura dell'operazione, imponibile, aliquota IVA e bollo se dovuto.
Trasmetti il file allo SDI tramite un canale accreditato (intermediario, software gestionale o portale Fatture e Corrispettivi). Lo SDI effettua i controlli formali entro pochi secondi o minuti.
Se i controlli vanno a buon fine, lo SDI recapita la fattura al destinatario usando il codice destinatario (se valido) o la PEC. Ricevi una ricevuta di consegna (RC) che attesta l'avvenuta consegna.
Se il destinatario non ha un canale telematico attivo o l'indirizzo è errato, lo SDI deposita la fattura nell'area riservata del cliente sul portale dell'Agenzia e ti invia una ricevuta di mancata consegna (MC): la fattura è comunque valida, ma devi avvisare il cliente.
Se la fattura contiene errori bloccanti (Partita IVA inesistente, dati obbligatori mancanti, numero duplicato), lo SDI emette una ricevuta di scarto (NS). La fattura si considera non emessa: la correggi e la ritrasmetti entro 5 giorni mantenendo numero e data originari.
Riferimenti normativi
- D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127 — fatturazione elettronica e trasmissione telematica.
- Provvedimento Agenzia delle Entrate prot. 89757/2018 — regole tecniche FatturaPA e SDI.
- DPR 26 ottobre 1972, n. 633, art. 21 — contenuto della fattura.
Domande frequenti
Cosa devo fare se ricevo una ricevuta di scarto dallo SDI?
La fattura scartata si considera non emessa. Devi correggere l'errore segnalato nel codice di scarto e ritrasmettere il file entro 5 giorni dalla notifica, mantenendo lo stesso numero e la stessa data della fattura originaria. Non devi emettere una nota di credito: la fattura scartata non è mai entrata in contabilità.
La fattura è valida se ricevo una ricevuta di mancata consegna?
Sì. La mancata consegna (MC) significa solo che lo SDI non ha potuto recapitare il file al canale telematico del cliente, ma lo ha depositato nella sua area riservata sul portale Fatture e Corrispettivi. La fattura è fiscalmente valida ed emessa; sei tenuto a comunicare al cliente che la troverà nel cassetto fiscale.
Posso ancora inviare fatture in PDF via e-mail?
No, non come documento fiscale. Per le operazioni soggette all'obbligo, l'unica fattura valida è il file XML transitato dallo SDI. Puoi inviare al cliente una copia di cortesia in PDF, ma ha solo valore informativo: l'originale fiscale è l'XML conservato a norma.
Quanto tempo ho per emettere la fattura?
La fattura immediata va emessa (cioè trasmessa allo SDI) entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione. La fattura differita, per cessioni documentate da DDT, entro il giorno 15 del mese successivo. La data di emissione coincide con la data riportata nel campo Data del file XML.
Cos'è il codice destinatario e dove lo trovo?
È un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale telematico del cliente presso lo SDI. Te lo comunica il cliente; in alternativa fornisce la sua PEC. Per i clienti privati senza canale si usa il codice convenzionale 0000000 e la fattura finisce nel loro cassetto fiscale.
4invoices trasmette le fatture allo SDI?
No. 4invoices consente di creare fatture con aliquota IVA per riga, in qualsiasi valuta con tasso di cambio, e di scaricarle in PDF, con 6 mesi di prova gratuita senza carta. Non genera il file XML FatturaPA, non si collega allo SDI né all'Agenzia delle Entrate, non conserva le fatture a norma e non verifica Partite IVA o codici. Per la fattura elettronica obbligatoria usa il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate o un servizio abilitato alla trasmissione.