Mentions obligatoires de la facture
Quelles mentions légales doivent figurer sur une facture luxembourgeoise, et comment conserver et archiver vos documents.
Une facture conforme n'est pas qu'une question de format : elle doit comporter un ensemble de mentions obligatoires sans lesquelles elle peut être rejetée par votre client ou contestée lors d'un contrôle. Au Luxembourg, la facture identifie clairement le vendeur et l'acheteur, porte un numéro séquentiel unique, une date d'émission, la description des biens ou services, le montant hors taxe, le taux et le montant de TVA, et le total à payer. Lorsque la TVA n'est pas appliquée (exonération, autoliquidation, franchise), la facture doit indiquer le motif de non-taxation ; jusqu'à 100 € TTC, une facture simplifiée aux mentions réduites est possible. À cela s'ajoute une obligation souvent oubliée : la conservation et l'archivage des factures pendant la durée légale, dans des conditions qui en garantissent l'intégrité. Cette page récapitule l'essentiel.
- Identité complète du vendeur et de l'acheteur, avec les numéros de TVA lorsque requis.
- Numéro de facture séquentiel unique, date d'émission et description des biens ou services.
- Montant hors taxe, taux et montant de TVA par taux, et total à payer.
- Mention expresse en cas d'exonération, d'autoliquidation ou de franchise de TVA.
Comment ça marche
Vous identifiez précisément les parties. La facture indique le nom (ou la dénomination), l'adresse et, lorsque c'est requis, le numéro de TVA du vendeur et de l'acheteur. Pour les opérations intracommunautaires, le numéro de TVA des deux parties est en principe indispensable.
Vous numérotez et datez chaque facture. Chaque document porte un numéro séquentiel unique, attribué selon une suite continue, et une date d'émission. La numérotation continue permet de prouver qu'aucune facture ne manque dans la série.
Vous détaillez l'opération et la TVA. Vous décrivez les biens ou services, indiquez le montant hors taxe, le taux de TVA appliqué (17, 14, 8 ou 3 %) et le montant de TVA correspondant, puis le total à payer. Lorsqu'il y a plusieurs taux, la facture ventile la TVA par taux.
Vous ajoutez les mentions particulières. Si l'opération est exonérée, soumise à autoliquidation ou relève d'une franchise de TVA, la facture doit le mentionner expressément (par exemple en visant la disposition applicable). Une mention manquante peut rendre la facture irrégulière.
Vous conservez et archivez les factures. Les factures émises et reçues doivent être conservées pendant la durée légale, dans des conditions garantissant leur intégrité et leur lisibilité. Les assujettis à la TVA doivent conserver un double de toutes les factures émises.
Bases légales
- Loi modifiée du 12 février 1979 concernant la TVA — mentions obligatoires des factures.
- Code de commerce — obligations comptables et conservation des documents.
- Guichet.lu — page « Facture » (mentions, facture simplifiée, délai d'émission).
Questions fréquentes
Quelles mentions sont obligatoires sur une facture luxembourgeoise ?
Au minimum : l'identité du vendeur et de l'acheteur (nom, adresse, numéro de TVA lorsque requis), un numéro de facture séquentiel unique, la date d'émission, la description des biens ou services, le montant hors taxe, le taux et le montant de TVA par taux, et le total à payer. Des mentions spécifiques s'ajoutent en cas d'exonération ou d'autoliquidation.
Faut-il toujours indiquer le numéro de TVA ?
Le numéro de TVA du vendeur figure en principe dès lors qu'il est assujetti. Celui de l'acheteur est requis notamment pour les opérations intracommunautaires et lorsque la facture est adressée à un autre assujetti. Pour une vente à un particulier, le numéro de TVA de l'acheteur n'est généralement pas exigé.
Comment numéroter mes factures ?
Chaque facture doit porter un numéro séquentiel unique, suivant une suite continue (par exemple par année ou par série). La continuité de la numérotation est essentielle : elle permet de démontrer qu'aucune facture ne manque et que la séquence n'a pas été altérée. Numérotez vos factures dans un ordre continu et sans doublon.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Les factures émises et reçues doivent être conservées pendant la durée légale prévue par les obligations comptables et fiscales luxembourgeoises, dans des conditions qui garantissent leur intégrité et leur lisibilité. Vérifiez la durée exacte auprès de l'AED ou de votre comptable.
Que se passe-t-il si une mention obligatoire manque ?
Une facture incomplète peut être contestée par le client ou considérée comme irrégulière lors d'un contrôle, ce qui peut notamment remettre en cause le droit à déduction de la TVA pour le destinataire et exposer l'émetteur à une régularisation. Il est donc important d'émettre des factures complètes. Pour le détail des mentions, voir guichet.lu.
4invoices garantit-il la conformité de mes factures ?
Non. 4invoices permet de créer une facture avec TVA par ligne, dans toute devise, et de la télécharger en PDF. Il ne garantit pas la conformité légale, ne vérifie pas les numéros de TVA et n'archive pas vos factures avec valeur légale : vérifiez vos mentions vous-même.