Електронні розрахункові документи: ПРРО, фіскалізація, ДПС
Кому потрібен ПРРО, які типи розрахункових документів передбачає Податковий кодекс і як інтегруватися з Електронним кабінетом ДПС.
Що таке електронний розрахунковий документ
Електронний розрахунковий документ — це фіскальний чек, виданий програмним або апаратним реєстратором розрахункових операцій (ПРРО або РРО) і зареєстрований у системі обліку даних реєстраторів Державної податкової служби. У 2026 році всі готівкові і безготівкові розрахунки з кінцевими споживачами, які підлягають фіскалізації, мають оформлюватися саме таким чеком — паперовий або e-mail чек без реєстрації в ДПС не визнається законним.
Хто зобов’язаний фіскалізувати
Закон № 265/95-ВР і Податковий кодекс встановлюють зобов’язання для всіх ФОП 2 і 3 групи єдиного податку при готівкових/POS-розрахунках із фізособами, а також для всіх ТОВ незалежно від системи оподаткування. ФОП 1 групи звільнені — їм фіскалізація не потрібна. Виняток для груп 2/3 — якщо весь дохід надходить виключно на банківський рахунок через інтернет-еквайринг (LiqPay, Fondy, WayForPay із зарахуванням на рахунок), фіскалізація також не потрібна.
ПРРО vs РРО
ПРРО (програмний реєстратор) — це безкоштовний або платний софт, що працює на смартфоні, планшеті або POS-терміналі. РРО (фіскальний апарат) — фізичний пристрій із сертифікованою фіскальною пам’яттю. У 2026 році 95% малого бізнесу обирає ПРРО: він безкоштовний від ДПС, інтегрується з програмами обліку, не вимагає щомісячного обслуговування в ЦСО. РРО залишається для торговельних точок із великим потоком, де потрібен чековий принтер і автономність від інтернету.
Сертифіковані ПРРО
Чотири основні: безкоштовний ПРРО від ДПС (через Електронний кабінет), Checkbox (від 200 ₴/міс, API-інтеграція, мобільний додаток), Cashalot (0–800 ₴/міс, мультикасир, інтеграція з товарообліком), NewSale (від 150 ₴/міс, орієнтований на ресторани і HoReCa). Усі чотири сертифіковані ДПС і мають фіскальний номер на чеку. Бізнес може використовувати один ПРРО або кілька — наприклад, окремий для кожної точки продажу.
Як інтегрується з 4invoices
4invoices інтегрується з Checkbox через REST API. Послідовність: користувач створює інвойс у 4invoices → клієнт сплачує готівкою/карткою на місці → 4invoices надсилає виклик до Checkbox API → Checkbox реєструє фіскальний чек у ДПС → 4invoices отримує номер чека і відображає його в інвойсі. Для безкоштовного ПРРО від ДПС інтеграція ручна — чек формується окремо в Електронному кабінеті.
Штрафи за порушення
Стаття 17 Закону № 265/95-ВР встановлює штраф 100% від вартості проданих товарів/послуг без фіскального чека за першу зафіксовану операцію, 150% — за кожну наступну. Для малого бізнесу один контрольний закуп без чека може коштувати дорожче за місячний оборот. ДПС має право проводити такі закупи без попередження, і їх результати є підставою для штрафу.
Реквізити електронного чека
Наказ Мінфіну № 547 встановлює обов’язкові реквізити: назва і код продавця (ЄДРПОУ або РНОКПП), адреса точки продажу, дата і час, найменування товару/послуги, кількість, ціна за одиницю, загальна сума, ПДВ (якщо платник), фіскальний номер ПРРО, унікальний номер чека, QR-код для перевірки. ПРРО автоматично заповнює всі ці поля — користувач вводить тільки товар і кількість.