e-Arşiv Fatura: kapsam dışı alıcılara fatura
e-Arşiv Fatura ne zaman düzenlenir, e-Fatura ile farkı nedir ve GİB raporlaması nasıl işler.
e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara — nihai tüketiciler ve kapsam dışı mükellefler dahil — elektronik ortamda düzenlenen faturadır. e-Fatura kapalı bir sistemde yalnızca kayıtlı kullanıcılar arasında işlerken, e-Arşiv Fatura sistem dışındaki alıcıları kapsar ve düzenlenen belgelerin raporu GİB e-Arşiv üzerinden iletilir. Böylece e-Fatura ve e-Arşiv birlikte tüm satış faturalarını elektronik hale getirir. Belge alıcıya elektronik olarak (e-posta, bağlantı) veya kağıt çıktısı olarak sunulabilir, ancak aslı elektroniktir ve raporlanır. İkisi arasındaki ayrımı bilmek doğru kanalı seçmek için kritiktir.
- e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı OLMAYAN alıcılara düzenlenir.
- Nihai tüketiciler ve kapsam dışı mükelleflere düzenlenen faturaları kapsar.
- Düzenlenen belgelerin raporu GİB e-Arşiv üzerinden iletilir.
- e-Fatura ile birlikte tüm satış faturalarını elektronikleştirir.
Nasıl çalışır
Alıcının durumunu belirlersiniz. Alıcı kayıtlı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura; değilse (nihai tüketici veya kapsam dışı mükellef) e-Arşiv Fatura düzenlenir.
Faturayı elektronik olarak düzenlersiniz ve yazılım GİB e-Arşiv formatına uygun belgeyi oluşturur. Belge, alıcıya e-posta veya bağlantı ile iletilebilir ya da kağıt çıktısı olarak verilebilir.
Belirli koşullardaki e-Arşiv Faturaların elektronik iletimi zorunlu olabilir; güncel koşulları GİB e-Arşiv kılavuzlarından teyit edin.
Düzenlenen e-Arşiv Faturaların raporu GİB e-Arşiv platformuna iletilir, böylece idare satışları görür ve KDV ile çapraz kontrol yapabilir.
Kanal seçimi ve GİB'e raporlama, e-Belge yetkisi olan bir entegratör veya GİB portalı üzerinden yapılır. 4invoices bu işlemleri yapmaz; yalnızca fatura içeriğini hazırlamanıza ve PDF indirmenize yardımcı olur.
Yasal dayanak
- Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğleri — e-Arşiv Fatura uygulaması.
- GİB e-Arşiv teknik kılavuzları ve raporlama esasları.
- KDV Kanunu — fatura ve belge düzeni.
Sıkça sorulan sorular
e-Arşiv Fatura ne zaman düzenlenir?
Alıcı kayıtlı e-Fatura kullanıcısı değilse — örneğin nihai tüketici veya kapsam dışı mükellef — e-Arşiv Fatura düzenlenir. e-Fatura kapalı sistemde kullanıcılar arasında işlerken, e-Arşiv sistem dışındaki alıcıları kapsar.
e-Arşiv Fatura GİB'e raporlanır mı?
Evet. Düzenlenen e-Arşiv Faturaların raporu GİB e-Arşiv platformuna iletilir. Böylece idare satışları görür ve KDV beyanlarıyla çapraz kontrol yapabilir. Raporlama yükümlülüğü e-Arşiv sisteminin temel unsurudur.
Müşteriye kağıt çıktı verebilir miyim?
e-Arşiv Fatura alıcıya elektronik olarak (e-posta, bağlantı) veya talep halinde kağıt çıktısı olarak sunulabilir. Ancak belgenin aslı elektroniktir ve GİB e-Arşiv üzerinden raporlanır; kağıt yalnızca görüntüleme nüshasıdır.
Nihai tüketiciye hangi fatura düzenlenir?
Nihai tüketici e-Fatura kullanıcısı olmadığından, ona e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu, perakende ve B2C satışlarında tipik durumdur; belge elektronik olarak oluşturulur ve GİB e-Arşiv'e raporlanır.
4invoices e-Arşiv Fatura düzenler veya GİB'e raporlar mı?
Hayır. 4invoices GİB e-Arşiv'e bağlanmaz, raporlama yapmaz ve belgeleri hukuki geçerlilikle saklamaz. Fatura hazırlar (satır bazında KDV, kur, PDF indirme); resmi e-Arşiv için yetkili bir entegratör veya GİB portalı gerekir.