Számlázó program használata és bejelentése
A számlázó programok jogszabályi követelményei, a NAV felé teljesített adatszolgáltatás és a folyamatos sorszámozás.
Magyarországon a számlát számlázó programmal vagy nyomdai úton előállított nyomtatvánnyal lehet kiállítani; a vállalkozások túlnyomó része számlázó programot használ. A programnak meg kell felelnie a jogszabályi követelményeknek: folyamatos, kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozást kell biztosítania, és teljesítenie kell a NAV felé az elektronikus adatszolgáltatást. A számlázó program használatát a NAV-hoz be kell jelenteni az erre szolgáló adatlapon (a használatba vételt követő határidőn belül), és a használat megszüntetését is jelenteni kell. Egy megfelelő program ezeket a kötelezettségeket beépítve kezeli, így a vállalkozó a számlázásra koncentrálhat.
- A számla számlázó programmal vagy nyomtatvánnyal állítható ki; a többség programot használ.
- A program kötelező folyamatos, kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozást biztosítani.
- A program a NAV felé valós idejű elektronikus adatszolgáltatást teljesít.
- A program használatát és megszüntetését a NAV-hoz be kell jelenteni (SZÁMLÁZÓ adatlap).
Hogyan működik
Kiválasztasz egy jogszabálynak megfelelő számlázó programot. A program kötelezően folyamatos sorszámozást ad – kihagyás és ismétlés nélkül –, és teljesíti az elektronikus adatszolgáltatást a NAV felé.
A használatba vételt követően a NAV felé bejelented a program használatát az erre rendszeresített adatlapon (SZÁMLÁZÓ), az előírt határidőn belül. A bejelentés tartalmazza a program azonosító adatait.
A program a kiállítással egyidejűleg teljesíti az elektronikus számla adatszolgáltatást, így nem kell külön lépésben jelentened a számlák adatait a NAV-nak.
Ha felhagysz a program használatával, a megszüntetést is bejelented a NAV-hoz, szintén az adatlapon, a megfelelő határidőn belül.
Egy korszerű, NAV-kompatibilis program a sorszámozást, az adatszolgáltatást és a bejelentési kötelezettségek nyomon követését beépítve kezeli, csökkentve a hibázás kockázatát.
Jogszabályi háttér
- 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet – számlázó programok és bejelentésük.
- 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) – számlakibocsátás és sorszámozás.
- A NAV SZÁMLÁZÓ adatlap kitöltési útmutatója.
Gyakori kérdések
Be kell jelentenem a számlázó programomat a NAV-hoz?
Igen. A számlázó program használatba vételét a NAV felé be kell jelenteni az erre szolgáló SZÁMLÁZÓ adatlapon, az előírt határidőn belül. A program használatának megszüntetését szintén be kell jelenteni ugyanezen az adatlapon.
Milyen követelményeknek kell megfelelnie a programnak?
Folyamatos, kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozást kell biztosítania, meg kell felelnie a 23/2014. NGM rendeletnek, és teljesítenie kell a NAV felé a valós idejű elektronikus adatszolgáltatást. Ezek a megfelelő program alapvető funkciói.
Használhatok nyomtatványt számlázó program helyett?
A számla nyomdai úton előállított nyomtatvánnyal is kiállítható, de ekkor is teljesíteni kell az adatszolgáltatást a NAV felé (jellemzően kézi rögzítéssel az Online Számla felületén). A vállalkozások többsége gyakorlati okból számlázó programot használ.
Mi a folyamatos sorszámozás követelménye?
A számláknak folyamatos, kihagyás és ismétlés nélküli sorszámot kell kapniuk. Ez biztosítja, hogy minden számla egyedi és nyomon követhető legyen. A megfelelő számlázó program ezt automatikusan kezeli, így nem fordulhat elő hiányzó vagy duplikált sorszám.
A bejelentés ugyanaz, mint az adatszolgáltatás?
Nem. A bejelentés egyszeri aktus a program használatba vételekor (és megszüntetésekor) a SZÁMLÁZÓ adatlapon. Az adatszolgáltatás ezzel szemben folyamatos: minden egyes számla adatainak valós idejű továbbítása a NAV Online Számla rendszerébe.