E-Rechnung an den Bund: ebInterface und Peppol
Wer an Bundesdienststellen liefert, muss strukturiert fakturieren — über ebInterface oder Peppol, nicht per PDF.
Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch und strukturiert einbringen. Eine E-Rechnung an den Bund ist kein per E-Mail versendetes PDF, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz. Zulässig sind laut Unternehmensserviceportal (USP) die Formate ebInterface, UBL und CII, dazu Peppol. Die Einbringung erfolgt über das USP (Portal e-Rechnung.gv.at) oder über das Peppol-Netzwerk. Für ausländische Auftragnehmer gelten Erleichterungen, wenn die elektronische Einbringung technisch nicht möglich ist. Wichtig: 4invoices erzeugt keine ebInterface- oder Peppol-Dateien; die Seite erklärt die Pflicht, damit Sie den richtigen Weg wählen können.
- Die E-Rechnung an Bundesdienststellen ist seit 1. Jänner 2014 verpflichtend.
- Rechnungen müssen strukturiert eingebracht werden — ein PDF per E-Mail genügt nicht.
- Einbringung über das USP (e-Rechnung.gv.at) oder über Peppol.
- 4invoices erstellt PDF-Rechnungen, aber keine ebInterface- oder Peppol-Dateien.
So funktioniert es
Sie klären, ob Ihr Auftraggeber eine Bundesdienststelle ist. Nur dafür gilt die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung; für Länder und Gemeinden ist sie derzeit nicht verpflichtend.
Sie registrieren sich im Unternehmensserviceportal (USP), wenn Sie den Dienst e-Rechnung.gv.at nutzen wollen, oder Sie sprechen mit einem Peppol-Zugangspunkt.
Sie wählen ein zulässiges Format: ebInterface, UBL oder CII beziehungsweise Peppol. Die genauen Versionen legt die Verwaltung auf e-Rechnung.gv.at fest.
Sie geben die Referenzen an, die der Auftraggeber für die Zuordnung verlangt, etwa die Auftragsreferenz. Welche Angaben Pflicht sind, teilt die jeweilige Dienststelle mit.
Sie bringen die Rechnung über das USP oder über Peppol ein. Das System prüft die Formalien und bestätigt den Eingang.
Rechtsgrundlage
- § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) — E-Rechnung an Bundesdienststellen (laut USP).
- USP und e-Rechnung.gv.at — zulässige Formate und Einbringungswege.
- Norm EN 16931 — europäischer Standard, auf dem Peppol BIS Billing aufbaut.
Haeufige Fragen
Wer muss eine E-Rechnung an den Bund stellen?
Alle Auftragnehmer, die Lieferungen oder Leistungen an Bundesdienststellen erbringen, müssen ihre Rechnungen seit 1. Jänner 2014 strukturiert elektronisch einbringen. Papier und einfaches PDF werden nicht akzeptiert. Für ausländische Unternehmer gibt es laut USP Ausnahmen, wenn die elektronische Einbringung technisch nicht möglich ist.
Was ist der Unterschied zwischen ebInterface und Peppol?
ebInterface ist ein österreichischer XML-Standard für Rechnungen. Peppol ist ein europäisches Netzwerk, das Rechnungen nach einem gemeinsamen Standard zustellt. Die Bundesverwaltung nimmt Rechnungen auf beiden Wegen entgegen.
Wie wird die Rechnung an den Bund eingebracht?
Über das Unternehmensserviceportal (USP) mit dem Dienst e-Rechnung.gv.at oder über das Peppol-Netzwerk. Vorher ist eine Registrierung im USP erforderlich.
Kann 4invoices eine E-Rechnung an den Bund erzeugen?
Nein. 4invoices erstellt Rechnungen mit Umsatzsteuer je Position, in beliebiger Währung mit Wechselkurs, und stellt sie als PDF zum Download bereit. Es erzeugt kein ebInterface und kein Peppol-Format, hat keine Anbindung an das USP und übermittelt nichts an Behörden. Die Testphase dauert 6 Monate, ohne Karte.