La paie canadienne se decompose en plusieurs feuillets fiscaux distincts. Pour vos employes salaries, vous emettez un T4 par employe par annee, avec une copie au Quebec en RL-1. Pour les contractuels et travailleurs autonomes payes, c'est un T4A. Quand un employe est mis a pied, demissionne ou termine son emploi, vous devez emettre un releve d'emploi (RE) electronique a Service Canada dans les 5 jours suivant l'interruption de revenu. Chacun de ces feuillets a ses propres regles, ses propres delais et ses propres sanctions en cas de retard ou d'erreur. 4invoices integre la paie aux factures pour produire automatiquement les feuillets a la fin de l'annee.
Le T4 et son double quebecois RL-1
Pour chaque employe salarie au Canada, vous emettez un T4 a la fin de l'annee civile (avant le 28 fevrier suivant). Pour les employes etablis au Quebec, vous emettez en plus un RL-1 (Releve 1) pour Revenu Quebec, qui contient les memes informations dans un format different. Les deux feuillets doivent etre coherents : si le T4 federal montre 60 000 $ de revenu, le RL-1 doit montrer le meme montant. 4invoices genere les deux feuillets simultanement a partir des memes donnees de paie, eliminant les divergences entre federal et provincial.
Le releve d'emploi (RE) electronique a la cessation
Quand un employe arrete de travailler pour vous — mise a pied, demission, fin de contrat a duree determinee, conge maternel, conge maladie de longue duree — vous devez emettre un RE electronique a Service Canada dans les 5 jours civils suivant la derniere journee payee. Le RE indique le motif de cessation (codes A a Z, chacun avec une signification specifique), les heures travaillees sur les 52 dernieres semaines et la remuneration assurable. Service Canada utilise ces donnees pour determiner l'admissibilite a l'assurance-emploi. 4invoices envoie le RE directement via le service ROE Web de Service Canada.
T4A pour contractuels et travailleurs autonomes
Si vous payez plus de 500 $ par annee a un contractuel canadien (incorporated ou non) ou si vous retenez de l'impot a la source sur ses paiements, vous devez emettre un T4A a la fin de l'annee. Pour les contractuels non-residents canadiens (consultants americains, agences europeennes), c'est un T4A-NR avec retenue Regulation 105 (15% par defaut, reductible avec un certificat de reduction). 4invoices distingue ces cas automatiquement selon la fiche du contractuel et emet le bon feuillet.
La paie canadienne, vue d'ensemble
Le calcul de paie au Canada implique plusieurs retenues a la source qu'un logiciel doit calculer correctement par paie : l'impot federal (taux progressifs federaux), l'impot provincial (taux progressifs provinciaux, varie selon la province de residence de l'employe), le Regime de pensions du Canada (RPC) ou le Regime des rentes du Quebec (RRQ) pour les employes quebecois, l'Assurance-emploi (AE) federale, et au Quebec le Regime quebecois d'assurance parentale (RQAP) supplementaire. Les taux changent chaque annee — l'ARC publie les tables de retenues a la source en decembre pour l'annee suivante. 4invoices applique automatiquement les nouvelles tables.
Le Quebec a une particularite : les employes paient au RRQ (Regime des rentes du Quebec) au lieu du RPC federal — ce sont des regimes distincts avec des taux differents (le RRQ etait historiquement legerement plus eleve). En plus, les employes quebecois cotisent au RQAP (Regime quebecois d'assurance parentale) qui est un congé parental plus genereux que l'AE federale standard. Pour la CSST (maintenant CNESST), c'est l'employeur qui paie une cotisation calculee sur la masse salariale, pas l'employe. Aucun T4 ne montre la CNESST — c'est une cotisation patronale distincte.
La fin d'annee est le moment de verite. Avant le 28 fevrier, vous devez emettre tous les T4/T4A aux employes et contractuels, transmettre les copies a l'ARC (T4 Sommaire), et transmettre les RL-1 a Revenu Quebec pour vos employes quebecois. Une erreur sur les feuillets coute cher : les penalites ARC sont de 10 $ par feuillet par jour de retard, plafonne mais cumulatif sur 100 employes. La cohérence entre T4, RL-1, paies versees et impots remis a la source est la premiere chose verifiee lors d'une revision ARC. 4invoices garde une trace immuable de chaque paie individuelle.
Questions frequentes
Je viens d'embaucher mon premier employe. Par ou je commence ?
Inscrivez-vous a un compte de retenues a la source aupres de l'ARC (formulaire RC1 ou en ligne), obtenez un compte d'employeur RP (qui est votre BN + RP0001), inscrivez-vous a la CNESST si Quebec, fournissez a l'employe un TD1 federal et un TP-1015.3 quebecois si applicable, calculez la paie avec les tables de retenues, versez les retenues a l'ARC au plus tard le 15 du mois suivant. 4invoices automatise tout cela apres une configuration initiale d'environ 30 minutes.
Mon employe se questionne — RPC ou RRQ ? Comment ca se decide ?
C'est la province de residence de l'employe au 31 decembre qui determine RPC ou RRQ. Un employe qui travaille a Montreal mais habite Ottawa est sous RPC federal (province de residence Ontario). Un employe qui travaille a Ottawa mais habite Gatineau est sous RRQ Quebec. 4invoices demande explicitement la province de residence sur la fiche employe et applique le bon regime automatiquement.
Le RE doit etre emis combien de temps apres la fin du dernier jour de travail ?
Service Canada exige le RE electronique dans les 5 jours civils suivant la fin de la periode de paie incluant la derniere journee payee — ou plus tot si vous avez un cycle de paie qui depasse 5 jours. La penalite pour RE en retard est jusqu'a 2 000 $ par cas, et l'employe perd des semaines d'assurance-emploi si le RE n'est pas la a temps. 4invoices declenche la generation du RE des que vous marquez un employe comme cessation et l'envoie a ROE Web le jour meme.
Automatisez votre paie canadienne en 30 minutes
Essai gratuit. T4, T4A, RL-1, RE — tous les feuillets produits automatiquement depuis vos donnees de paie, conformite ARC + Revenu Quebec + Service Canada.