L'ARC est un percepteur efficace : si vous voulez reclamer un credit de taxe sur les intrants (CTI) pour la TPS/TVH que vous avez payee sur vos achats d'affaires, la facture de votre fournisseur doit contenir 11 informations precises. Manquez-en une seule — par exemple, oublier le numero d'inscription TPS du fournisseur — et l'ARC refusera le CTI lors d'une verification. Sur trois ans de verifications retroactives, un fournisseur non conforme peut couter des dizaines de milliers de dollars. La conformite ARC commence donc des l'emission de la facture, pas a la fin de l'exercice fiscal. 4invoices structure chaque facture pour cocher les 11 cases du jour 1.
Les seuils ARC pour les informations requises
Sous 30 $ : nom du vendeur, date, montant total — pas obligatoire d'avoir le numero TPS sur la facture. De 30 $ a 150 $ : on ajoute le numero d'inscription TPS du vendeur et le montant de TPS/TVH (separe ou inclus avec mention). Au-dessus de 150 $ : tout ce qui precede plus le nom de l'acheteur, conditions de paiement et description claire des biens/services. 4invoices applique ces regles automatiquement selon le montant, sans que vous ayez a y penser.
Le numero d'entreprise (BN) et le numero d'inscription TPS
Le numero d'entreprise canadien (BN) est un identifiant unique a 9 chiffres attribue par l'ARC a chaque entreprise. Le numero d'inscription TPS est le BN suivi de RT0001 (par exemple 123456789RT0001). Ce sont des choses differentes ! Beaucoup de PME confondent. 4invoices distingue les deux : le BN pour identifier l'entreprise, le numero TPS (BN + RT0001) pour le credit de taxe. Les deux apparaissent sur la facture si l'entreprise est inscrite a la TPS.
Description claire et date de la fourniture
L'ARC exige une description suffisamment claire pour identifier le bien ou service. 'Consultation' ne suffit pas — il faut 'Consultation strategique marketing 8 heures, projet ABC, mai 2026'. La date de fourniture (quand le bien a ete livre ou le service rendu) peut differer de la date de facturation — c'est la date de fourniture qui compte pour le CTI. 4invoices gere les deux champs distinctement et alerte si la description est trop generique pour un montant superieur a 500 $.
Les 11 champs obligatoires d'une facture canadienne
Pour une vente superieure a 150 $ entre deux entreprises inscrites a la TPS, votre facture doit contenir : (1) votre nom d'entreprise ou marque, (2) la date d'emission de la facture, (3) le total facture incluant les taxes, (4) votre numero d'inscription TPS/TVH (BN + RT0001), (5) une indication que la TPS/TVH est incluse dans le total OU le montant de la TPS/TVH affiche separement avec le taux applique, (6) le nom de l'acheteur ou de son representant autorise, (7) les conditions de paiement (echeance, escompte), (8) une description claire de chaque bien ou service vendu, (9) la quantite vendue par ligne, (10) la date de fourniture si differente de la date de la facture, (11) pour les services payes par etapes, le numero de la facture progressive et les references aux factures precedentes.
Pour les CIT au Quebec, la facture doit en plus afficher le numero d'inscription TVQ du fournisseur (qui n'est pas le meme que le numero d'inscription TPS — c'est un numero a 10 chiffres suivi de TQ0001). Sans ce numero, le credit de taxe sur les intrants Quebec (CITR) est refuse par Revenu Quebec, peu importe ce qu'il y a de federal sur la facture. 4invoices stocke les deux numeros (BN + RT0001 pour TPS federale, et XXXXXXXXXX-TQ0001 pour TVQ Quebec) et les affiche correctement sur chaque facture quebecoise.
L'erreur la plus frequente, et celle que l'ARC repere systematiquement lors des verifications, est la facture sans numero d'inscription TPS du fournisseur. Le client a paye, a recu un service ou un produit, mais ne peut pas reclamer le CTI. La perte directe pour le client est de 5% a 15% du montant facture (le montant de TPS/TVH non recuperable). C'est pourquoi de plus en plus de PME refusent les factures non conformes et exigent une emission correcte avant paiement. 4invoices vous evite d'etre l'entreprise qui se fait rejeter ses factures.
Questions frequentes
Je suis travailleur autonome sans numero d'entreprise. Qu'est-ce que je mets sur ma facture ?
Si votre chiffre d'affaires taxable est sous 30 000 $ par an, vous n'avez pas besoin de vous inscrire a la TPS — donc pas de numero a inscrire sur la facture. Vous facturez sans TPS et vos clients ne peuvent pas reclamer de CTI sur vos factures (c'est legal et previsible). Des que vous depassez 30 000 $, vous devez vous inscrire et obtenir un BN + RT0001 a inscrire sur les factures subsequentes.
Ma facture peut-elle etre electronique ou doit-elle etre papier ?
L'ARC accepte les factures electroniques (PDF, XML, EDI) sans difference. Le PDF est le format le plus courant. La signature electronique n'est pas requise. Ce qui compte c'est l'integrite du document : si l'ARC verifie, vous devez pouvoir produire la facture telle qu'elle a ete emise au client, sans modification posterieure. 4invoices stocke chaque facture emise dans son etat final immuable, avec date d'emission horodatee.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
L'ARC exige une conservation de 6 ans a partir de la fin de l'exercice fiscal auquel se rapporte la facture. Pour les biens immobilises, c'est 6 ans apres la disposition du bien. 4invoices archive toutes vos factures emises et recues sans limite de duree — vous depassez largement le minimum legal sans y penser. Les factures sont exportables en PDF ou en XML pour transmission a un comptable ou a l'ARC sur demande.
Vos factures conformes ARC des le premier envoi
Essai gratuit. 4invoices applique les 11 champs obligatoires automatiquement et alerte si une information manque pour le CTI client.