GDT và hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Cách Tổng cục Thuế quản lý hệ thống hóa đơn điện tử bắt buộc cho mọi doanh nghiệp Việt Nam từ 1/7/2022.
Tổng cục Thuế (GDT — General Department of Taxation) thuộc Bộ Tài chính là cơ quan trung ương quản lý thuế tại Việt Nam, chịu trách nhiệm về thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và hệ thống hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được quy định bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, trở thành bắt buộc cho toàn bộ doanh nghiệp Việt Nam từ ngày 1 tháng 7 năm 2022 thông qua cổng hoadondientu.gdt.gov.vn. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/6/2025) mở rộng phạm vi cho hộ kinh doanh và bán lẻ POS.
- GDT (Tổng cục Thuế): cơ quan trung ương, trụ sở tại Hà Nội.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: cơ sở pháp lý cho hóa đơn điện tử.
- hoadondientu.gdt.gov.vn: cổng chính thức cấp mã số xác thực.
- Mã CQT: mã do cơ quan thuế cấp cho mỗi hóa đơn có mã xác thực.
Cách thực hiện
Đăng ký mã số thuế (MST) tại Tổng cục Thuế. MST có 10 chữ số cho doanh nghiệp và 13 chữ số (10+3) cho chi nhánh. Không có MST hợp lệ, doanh nghiệp không thể lập hóa đơn điện tử.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản và chứng thư số (CKS) của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chọn loại hóa đơn: hóa đơn có mã của cơ quan thuế (B2C, doanh nghiệp rủi ro cao) hoặc hóa đơn không có mã (B2B doanh nghiệp đủ điều kiện).
Kết nối phần mềm hóa đơn với cổng GDT qua API. Mỗi hóa đơn lập ra được ký số bằng CKS, gửi đến GDT trong vòng 1 ngày để cấp mã CQT (đối với loại có mã) hoặc thông báo (đối với loại không mã).
Lưu trữ hóa đơn điện tử có chứa mã CQT, chữ ký số, và XML gốc theo định dạng do Bộ Tài chính quy định. Doanh nghiệp phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
Khai thuế GTGT hàng tháng (Mẫu 01/GTGT) hoặc quý qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn, với dữ liệu hóa đơn được tự động đồng bộ từ hệ thống. Thời hạn: trước ngày 20 tháng kế tiếp.
Khung pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP về mở rộng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
- Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử có bắt buộc cho mọi doanh nghiệp Việt Nam không?
Có. Từ 1/7/2022 toàn bộ doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần, FDI, chi nhánh nước ngoài) phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Nghị định 70/2025 (1/6/2025) mở rộng cho hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và đơn vị bán lẻ qua POS.
Sự khác biệt giữa hóa đơn có mã và không có mã CQT?
Hóa đơn có mã CQT: GDT cấp mã xác thực sau khi nhận XML — áp dụng cho B2C, doanh nghiệp mới, doanh nghiệp rủi ro cao. Hóa đơn không có mã: doanh nghiệp tự ký số và gửi GDT theo lô — áp dụng cho B2B đủ điều kiện sau ít nhất 12 tháng hoạt động ổn định. Cả hai đều có giá trị pháp lý.
MST Việt Nam có cấu trúc như thế nào?
MST chính có 10 chữ số (NNNNNNNNNN) cấp cho mỗi pháp nhân. Chi nhánh, đơn vị phụ thuộc dùng MST 13 chữ số (NNNNNNNNNN-NNN) trong đó 3 số cuối là mã chi nhánh. Cá nhân kinh doanh dùng MST 10 chữ số riêng. MST phải xuất hiện trên mọi hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu?
10 năm theo Luật Kế toán 88/2015/QH13. Định dạng lưu trữ phải đảm bảo tính nguyên gốc, không sửa đổi, và đọc được trong suốt thời gian lưu. Bao gồm XML hóa đơn, chữ ký số CKS, mã CQT (nếu có) và biên bản kết nối GDT. 4invoices lưu trữ tự động trong 10 năm.
Việt Nam có tham gia mạng Peppol không?
Chưa chính thức. Việt Nam có cơ chế riêng (GDT centralized model) tương tự Ý SDI hay Hàn Quốc NTS. Tuy nhiên các doanh nghiệp xuất khẩu sang EU cần xuất EN16931 XML song song theo chuẩn ViDA 2028. Hệ thống hiện tại không tương thích trực tiếp với Peppol BIS Billing 3.0 nhưng có thể chuyển đổi format.