Формат е-фактуре и Централни регистар фактура
Структурирани XML формат заснован на UBL, обавезни елементи документа и улога ЦРФ-а.
Електронска фактура у Србији је структурирани XML документ усклађен са српским стандардом који се ослања на међународни UBL и европску норму. За разлику од ПДФ-а, који је само слика документа, структурирана фактура садржи податке у тачно дефинисаном облику које СЕФ и софтвери читају аутоматски. Документ мора садржати обавезне елементе: ПИБ издаваоца и примаоца, број и датум, ставке, ПДВ по стопама и износе. Када је прималац јавни сектор, фактура се региструје и у ЦРФ-у (Централни регистар фактура). Исправан формат је кључан — документ са грешком СЕФ одбацује.
- Е-фактура је структурирани XML заснован на UBL и усклађен са српским стандардом.
- Обавезни елементи: ПИБ страна, број и датум, ставке, ПДВ по стопама, износи.
- За B2G трансакције фактура се води и у ЦРФ-у (Централни регистар фактура).
- Документ са структурном грешком СЕФ одбацује при пријему.
Како функционише
Уносите податке фактуре уобичајено у софтверу — не правите XML ручно. Програм генерише документ у прописаном формату, попуњавајући све обавезне елементе.
Формат се ослања на UBL и европску норму за е-фактуру, прилагођен српским правилима. То омогућава да примаоци и државни систем читају документ без ручног преписивања.
Пре слања, документ се проверава у односу на стандард. Недостатак обавезног поља, погрешан ПИБ или неусаглашени износи доводе до одбијања у СЕФ-у.
За фактуре према јавном сектору, подаци се евидентирају и у ЦРФ-у, што омогућава праћење обавеза јавних субјеката према добављачима.
Софтвер повезан са СЕФ-ом генерише исправан формат, шаље документ и прима статус, чиме се елиминише ризик од структурних грешака.
Правни основ
- Правилник о елементима електронске фактуре и форматима (српски стандард, UBL).
- Закон о електронском фактурисању — садржина и слање е-фактуре.
- Прописи о Централном регистру фактура (ЦРФ) за јавни сектор.
Честа питања
У ком формату се издаје е-фактура?
У структурираном XML формату усклађеном са српским стандардом који се ослања на UBL и европску норму за електронску фактуру. То није ПДФ, већ машински читљив документ са тачно дефинисаним пољима које СЕФ и софтвери обрађују аутоматски.
Морам ли сам да правим XML?
Не. Податке фактуре уносите у софтверу као и обично, а програм генерише XML у прописаном формату, проверава га у односу на стандард и шаље кроз СЕФ. Ручно уређивање XML-а није потребно.
Шта је ЦРФ?
ЦРФ (Централни регистар фактура) је регистар у којем се воде фактуре упућене јавном сектору. Омогућава праћење обавеза државних субјеката према добављачима. За B2G трансакције фактура поред СЕФ-а пролази и кроз евиденцију ЦРФ-а.
Зашто СЕФ одбацује фактуру?
Најчешће због структурних или података грешака: недостатак обавезног поља, неважећи или непостојећи ПИБ, неусаглашени износи или дупликат броја. СЕФ означи грешку, коју исправите и поново пошаљете документ.
Могу ли да дам купцу и ПДФ приказ?
Да, као визуелни приказ. Можете генерисати читљив ПДФ на основу структуриране фактуре за увид купца, али документ са правним дејством је е-фактура у СЕФ-у. ПДФ има информативни карактер.